某市烟草专卖局选择与云盒子企业云盘强强联手,打造烟草局企业云盘项目,实现集专卖行政管理、卷烟销售及网络建设于一体的文档协作平台,深入布局信息化建设。
烟草局企业云盘项目背景
为了贯彻落实《规划》要求,在“安全发展”、“提效降本”浪潮的推动下,某市烟草专卖局从当前电子文档管理的安全薄弱环节入手,建立一套有效的电子文档安全协作管控体系,通过屏蔽勒索病毒入侵的445高危端口,封堵FTP协议安全漏洞、切断U盘病毒传播途径等方式保障烟草局网络环境的安全。
针对当前某市烟草专卖局电子文档管理存在存储空间严重不足、安全隐患严重、团队协作效率低,文档分发不可控等问题,云盒子企业云盘在项目的功能设计上主要围绕以下3个要求进行:
1、提供存储空间,实现配额管理;
2、消除安全隐患,实现全程审计;
关注云盒子企业网盘的伙伴们应该发现了,关于云盒子企业网盘与钉钉、企业微信、飞书等软件的集成,很早之前就官宣了:https://www.yhz66.com/advantage/customDevelopment
今天,我们以视频的方式,为大家详细解释已经有钉盘、微盘、云文档了,一些公司还需要一个云盒子企业网盘?以及,在搭建云盒子企业网盘后,如何分享文件到企业微信、钉钉、飞书等,才能保障文件的安全?
《企业数字化转型技术发展趋势研究报告(2023年)》由中国信息通信研究院发布,报告从企业数字化转型技术的发展趋势、技术应用保障体系、发展路径、实践场景,企业转型建议出发,旨在于更好地引导企业数字化建设,高效推进数字化升级,帮助用户更好地获取数字化产品技术支持和应用服务。
《企业数字化转型技术发展趋势研究报告(2023年)》的发布背景,基于我国新技术、新业态层出不穷,5G、人工智能、大数据、区块链等新一代信息通信技术不断涌现,但数字技术和传统行业简单叠加已经不能满足传统垂直行业的需求,也给企业转型带来不小的挑战。
《企业数字化转型技术发展趋势研究报告(2023年)》核心观点有以下3点:
一、五大转型路径,高效赋能企业数字化转型
数字技术发展丰富了应用场景,给企业制定数字化转型战略带来更多选择。报告认为,企业可以通过以下五种路径来高效赋能数字化转型:
数据安全不可否认已得到越来越多的重视和关注,在新的环境形势下,企业要保护的,除了内部敏感数据、还有个人隐私数据以及国家敏感数据。企业内部数据作为企业生存发展的重要资产,下面我们重点谈论企业内部数据是如何泄露的?以及如何有效防止内部数据泄密。
工作材料心血存在各员工的硬盘里及各种移动设备里,材料是企业的,但设备属于员工,员工可随意对设备内的内部数据二次分发、修改、删除。
办公自动化系统、公文系统、邮件系统、网上申报系统、数据上报系统,这些业务系统中含有大量涉及敏感信息、重要数据、甚至涉及国家安全的数据,目前仅依靠各系统模块权限来控制是否允许下载(浏览),无法做到下载后文件的管控,文件下载后可以随意拷贝和外发,业务系统对内部数据文件的安全管控程度还达不到期望值。
当学校日益增多的电子数据缺乏有效的管理和利用手段,这些问题也将浮出水面。
粉笔+板书传统教学模式已无法满足现在的教学需求,演示课件、线上直播授课、异地教学等授课方式的普及,也考验了各大学校的信息化基础建设。云盒子校园云盘凭借多年的高校服务经验,帮助高校实现海量教学、科研资料的安全存储和高效使用,从大方向上解决校园场景下的协作难题。
看到标题,你可能会有疑问,纸质文件扫描并归档是有什么难?但,我们假设公司即将全面数字化,几十年累积的纸质档案要求全部电子归档,并且要按年份、密级、项目等精细归档管理。在归档之后,还要方便人员搜索查阅。
这样一来,难度就上升了。
依靠传统的、你能想得到解决办法,一份份纸质文件人工扫描、重命名、上传到文件服务器……几十年成千上万的材料不知要归到猴年马月,这其实是非常消耗人力和时间成本的重复性流水线工作,人工不仅疲乏且易出错,另外还要考虑归档之后的查阅问题。所以,这非常适合借助工具来实现。
下面重点介绍云盒子企业网盘纸质文档扫描自动化归档解决方案,并展示相关的场景案例,希望能给你对纸质文档的扫描归档工作有一定的启发和帮助。
扫描后自动化归档
云盒子企业网盘的解决方案的亮点,在于自动化创建归档结构目录、自动命名档案,这是大大节省人工成本。在公司内部搭建云盒子企业网盘系统后,纸质档案材料经扫描机扫描为PDF,PDF再经OCR进行智能识别,最后在云盒子自动化建立文件夹并归档。
系统架构图如下:
如何构建内部文档数据中心,对于制造企业来说至关重要。随着社会信息化步伐的不断加快,数据已经成为制造企业最重要的资产,研发资料、质量体系标准化文件,日常生产过程中的程序文件、生产记录表、销售计划……文档是重要的核心数据资产,内部研发商密数据外泄轻则令企业错失商机,重则可能给企业带来生死存亡的危机。
制造企业通过云盒子企业企业云盘构建内部文档数据中心,赋予企业统一安全管控文件的能力,同时缓解员工由于异地文件往来带来的协作压力,保证文件的时效性、一致性和安全性。
各厂区文档数据联动
制造企业各厂区和研发中心分布在不同的地区,文档数据如何存储和共享直接影响到整体的效率。
想象下你是一名设计师或工程师,每天要跟图纸打交道。当设计团队之间相互分享设计图的更改,经常需要:
以上种种,是不是非常影响工作效率和办公心态?
现在,你可以通过全新的云盒子企业网盘CAD预览来改善团队工作效率和办公心情。
早在2年前,云盒子企业网盘就已经针对在线预进行一次大升级改造,那时已基本满足CAD权限管控以及在线浏览的而基本要求,为了达到更理想的用户体验,云盒子CAD预览持续优化,终于迎来的此次全新升级。
云盒子CAD预览全面兼容目前最新的图纸格式,可直接读取和保存常见图形信息,准确完整。此外你还将体验到更快的图纸打开速度、更高清的预览画质,以及更丰富的CAD图纸查看操作。
论文、科研、作业、学籍档案、人才培养、数据收集上报……学校中大量电子数据不断增加,传统的IT解决方案已经不能满足高校日新月异的档案管理需求。 为此,云盒子提供具备教育特性,适合教学场景的教育云盘解决方案,帮助学校积累教学资源,打造独具特色的教学数据资源中心,精准提升教师课堂教学效率和水平。
云盒子提供具备教育特性,适合教学场景的教育云盘解决方案,帮助学校积累教学资源,打造独具特色的教学数据资源中心,精准提升教师课堂教学效率和水平。
01 整合学校资源,积累专属知识中心
云盒子校园云盘将每位教师电脑中的教材、课件、科研资料、学术论文、作业和办公资料集中存储,通过组织架构权限管理、密级实现分级管理,减少存储管理的混乱,打造高校专属的知识中心。
网页、电脑、手机等多终端同步。师生无论在学校、教室还是家中,都可以通过云盒子快速共享、协作、传输教学资源。
随着国内中小企业移动办公的需求日益强烈,针对这一需要的各类企业级的移动办公软件应运而生,但往往侧重点又各有不同:例如以项目协作为主的,代表的有Tower、Worktile等;又如针对企业内部沟通的,代表的有阿里的“钉钉”、腾讯的RTX等。
深圳云盒子科技的云盒子软件,其移动办公的功能又与上述提到的产品稍有不同。云盒子的定位在于协助企业打造一个纯粹的移动办公环境,主打的功能也是可以无缝衔接PC端的消息记录,不仅沟通记录永远不会丢失,更可以随时随地查阅聊天记录。结合文件关注功能,更可即时获取设置了关注的文件或文件夹的异动情况,实时完成协同协作办公。
也许会有很多用户有疑问,现如今已有不少的企业都是在微信上进行内部沟通了,这样不是更方便吗?但在小编看来,微信更多是强调一种“生活方式”,微信的各项功能更多是定位在休闲方面的,在企业日常办公环境当中,工作与生活掺杂在一起难免会分散注意力进而影响工作效率。
目前存储的技术日新月异,有私有云存储、公有云存储、实体存储,各类存储方式可说是各有优缺点,对于企业用户来说需要根据实际的应用环境来选择合适的存储方案。针对目前企业日常办公状态来分析,最迫切的需求在于文件的分享上,而云存储恰恰在这一方面优势 最为明显,适用面比较广。
云存储可分为私有云存储和公有云存储。在具体应用层面上,公有云存储目前的发展方向在个人云盘上,但对于企业级用户来说,使用公用云存储最大的顾虑是数据安全,这是个人云盘所无法保证的。但采用私有云存储模式的云盘应用就能很好的解决这个问题。这里以深圳云盒子科技有云盒子企业网盘为例,介绍企业在文档和数据存储方面的管理。
自移动办公逐渐明朗化后,U盘成了我们出差在外,与人交换数据必不可少的载体,它可能承载着公司所有的电子版无形资产。
但近年来使用U盘的人越来越少,因为人们逐渐发现了它在带来方便的同时存在着各种大大小小的安全隐患,它体积小,易丢失,易中毒,商业圈就是一个看似平和却危机四伏的圈子,谁也不知道当你丢失了以后它会辗转到了谁的手上。这个世界总是充满着竞争与创新,U盘的危机有多少,就会有不同的人不同的产品来解决它的忧患来代替它。而目前最让人安全放心的数据存储方式——私有云,改变了人们一贯的存储方式、分享方式。
对于云存储,我们更为关心的是它的安全性,目前我们接触到的云存储,大多是公有云存储,存储空间由第三方提供,亦由第三方管理,所以不可避免的存在着无法预计的风险和弊端,即使是国际名声赫赫的苹果公司的iCloud云服务器也曾出现遭黑客入侵、大量用户私密外泄,给用户生活、工作带来不可挽回的损失,试想一下,如果把企业信息放在这样的公有云上,资料外泄将随时影响着公司的运转。所以我们应该摒除过去使用不安全载体的方式,采用私有云。
长期以来,企业文档的文件共享一直是一个企业内控环节当中的灰色地带。随着互联网技术的发展,特别是移动化应用的大爆发,企业员工现在已经很习惯的通过个人网盘类应用将需要处理的内部文档同步共享到他们自己的智能手机、平板电脑和其它移动设备上,这无疑使企业核心文档或关键数据存在极大的风险——大量未经内部IT审核的云或移动应用中的共享、同步等行为都有可能造成泄密的问题。
无序的文件共享的风险是显而易见的。如果再不对上述行为进行有效管控,企业的管理层将永远也无法知道在公开网络平台上到底有多少自己的关键文档在流转。而且,如果某一位员工在离职前没有共享自己设备上的文件,那么这些文件很可能就永久的丢失,给企业造成无法预估的损失。
个人网盘类应用存在如此之多的安全性问题,但基于企业内部渴求文件共享,而公有云存储类企业网盘高启的财务成本,部分企业特别是多数的中小企业只能选择睁一只眼闭一只眼,当一只埋入沙中的鸵鸟。
云计算作为本世纪最热门的信息技术之一,正在被越来越多的国家所接受。云计算设计的初衷是通过按需的弹性计算和集中的IT资源运维管理来降低计算的使用成本。然而,云计算的优势并不是立刻能够体现出来,一次性的高额投资,短期运维成本难以快速下降,尤其是云计算中的安全问题都成为了困扰云计算发展的因素。中国从2011年开始进入云计算建设的初期,在经过了4年的积累后,云计算的基础设施建设已经初具规模,越来越多的软件系统将面临需要向云计算环境中迁移的问题,而此时,云计算中的安全问题仍然没有得到有效的解决。
在企业云计算的建设中,考虑到企业商业信息的敏感性,大多数企业都以私有云为其首选的云计算建设方案。对于企业私有云来说,在云计算引入虚拟化技术后,物理资产变成了虚拟机,传统网络环境中用来进行安全隔离的物理资源边界、网络边界都不再存在,基于物理安全设备的传统安全解决方案变得难以部署和实施。在这种情况下,大多数企业都只能在整个云环境的物理边界部署一些传统的如防火墙、入侵检测等的安全设备,而这就使得安全运维管理人员面对整个云环境时犹如面对一个黑盒,完全无法查看和管控云环境内的安全情况。
云存储的出现给人们生活带来了分享的便利,人们不再需要像过去带着U盘和移动硬盘到处去传输文件,生活中也省去了购买硬件的花费。 困扰一:但是在工作中使用个人云存储除了能进行有限的分享外,工作中就没能更进一步的去使用个人云存储。例如同事需要文件,要么我在线分享给他要么给账号密码让他进入我的账号进行提取。这样就会导致我不在线的话,同事就没办法及时的提取需要的文件,给密码他们的话导致我个人隐私给同事们看见,使工作跟生活无法分离开来。 困扰二:个人云存储只能作为简单的备份,在企业环境中没办法让同事之间针对某一个项目文件进行讨论,还需要借助别的即时通信软件进行沟通。这样导致文件跟沟通分离,讨论质量不高,影响办公进程。
数字的自由化开始成为全球的话题,云端数据管理是实现数据自由的前提。
在云的时代,人人都开始享受云带来的便利,但在公有云受到不断质疑的今天,私有云在个人和商业之中受到了大家的关注,安全成为云的第一要求。
个人"私有云"其实就是我们常说的NAS。NAS不但避开了个人用户带宽极低的影响,同时近乎完美的解决了安全问题,让数据首先在局域网内的各个终端可以自由飞翔,同时,在必要时也可以通过FTP协议将数据并入公网进行远程使用和存储。实际上,NAS是一个私人的网络存储设备,他将本属于各个终端(家庭的多个电脑、iPad、智能手机、智能电视、监控设备等)数据的存储、管理、使用和备份进行统一处理,而这样做的好处可以总结为以下三点:
面对全面数字化时代的到来,企业实现信息化建成为了生存和发展的必经之路,而在企业内部搭建一套适用的、完备的企业文档管理系统是实现信息化建设的基础。那么,企业在搭建这一系统过程中,需要注意的有哪些因素呢?
一、对于文档管理的认识不够充分
当一个企业决定要在内部搭建一套文档管理系统时,必须要对其有一定的认识,了解清楚文档管理到底是什么?如何实施?将会遇到哪些问题?以及应配套制定哪些相关管理规范等。目前国内的企业最常存在的盲点是:
1、决策者自身的战略定位认识不足;
2、对重组内部管理流程的难度认识不足;
3、实施过程中如何解决难题的准备不充分。
二、实施方案存在缺失
云存储一直是人们所关注的话题,也是企业CIO所关注的重点技术。许多企业都希望能建立企业内部高效的办公机制,希望在新的技术引领下,能享受到新商业模式带来的红利。 然而,在云存储的技术推动下,企业私有云成为企业用户关注的焦点。私有云的模式在办公流程上出现质的飞越。它把企业内部的同步、共享、协作和安全及其一身,让基于文档的办公进入高效的时代。
近年来,国外的亚马逊的AWS、微软的OneDrive以及Google等大公司的云存储方案吸引了不少的关注,也改变着企业用户常期以来的数据存储习惯。而国内因国情的特殊性,百度云或阿里云也逐步成为大众的焦点。云存储服务可以节省成本,用户没有必要购买及搭建自己的数据中心,同时用户还可以自由的定制自己所需的存储容量,灵活性较高。
但是,上述的产品均是公有云的概念产物,而公有云存储并非完全适合所有用户或是所有类型的数据,特别是在目前国内的网络环境中,各种不确定因素的影响下,企业级的用户大多还是更愿意将数据保留在内部,而不是全部放在公有云当中。
私有云存储的概念即来之于此,即可以使用云技术的便利性来提高数据存储的效率,同时也将重要的敏感数据留在企业内部,可管理性与安全性都能够合理管控。