• 使用企业文档管理系统能给企业带来哪些效益?

           2015年可以说是各类企业文档管理系统发展的元年,转眼迎来了2016年,更多企业意识到信息化建设的重要性和必要性,为了在激烈的市场竞争中脱颖而出,企业文档管理系统是企业必不可少的得力助手。那么,云盒子企业文档管理系统在使用上,能给企业带来哪些效益?

     

           一、整洁、规范的文档环境

           目前,国内很多企业对内部的文档管理都处于一个比较混乱的状态。历史文件,项目相关材料、文件历史版本的收集等全是人力物力亲自交接。对于企业重要的文档保护,更无安全措施可言。这样混乱的文档环境很容易让企业的文档财富变成累赘。特别对于那些拥有历史的企业,花人工精力来整理规范文档的效率非常低下,严重还肯能导致公司财产流失。云盒子企业文档管理系统让企业自定义一套合适自己的文档管理规范。通过企业文档整合,员工能够快速定位于所需文件,让混乱的文档跟企业说再见。

     

           二、安全、移动的文件管理

  • 解析企业文档管理系统与OA的区别和联系

           企业文档管理系统和OA都属于企业管理软件,由于对这两个概念模糊不清,很多企业在选择管理软件时绕了很多圈子,最后可能还是没找到合适自己企业需求的管理软件。小编今天就给大家解析企业文档管理系统与OA的区别和联系。

       

           企业文档管理系统与OA的区别:

           要弄清两者的区别首先要弄清两者的定义。

           文档管理系统简称DMS,是基于文档管理的定制软件。通过使用企业文档管理系统实现企业文档聚合、文档权限的控制、文档分享、文档跟踪、文件保护等,目的在于为企业营造一个安全,透明的文档环境,积累并保护企业文档财富。

           OA是办公自动化的简称,是针对企业工作流程开发设定,能够实现办公事务的自动化处理。例如企业文件审批、绩效考核、工作报表流程等,能够有效第提高企业的办公效率、节约企业的办公成本,实现移动办公。

     

           企业文档管理系统与OA的联系:

  • 挑选一款好的企业网盘,就好似挑选一把称手的“兵器”

           企业网盘是一个企事业单位私有的专用网盘系统。企业使用网盘类软件正是看中其所具备的强大和简单易用的文档在线编辑预览、移动协同办公、部门或团队虚拟文件共享、自动定时备份、历史资料归档等丰富功能。

           现如今大部分企业在日常办公当中,文档多数已是数字化的形式存在,例如Microsoft家族的DOC文档、XLS文档、PPT文档,又或是PDF类文档等,甚至是TXT文档。而其内容多为商务合同、客户信息、设计图纸、项目文案等。无论是哪些内容以何种格式保存,在初期企业都会遇到诸如:文档分散存储,检索缓慢效率低;文档多人编辑,版本管理混乱;文档多人经手,安全缺乏保障等难题。 

    云盒子,企业网盘

           互联网兴起,云端概念逐步普及后,个人网盘类产品出现了。虽然企业员工可以通过个人网盘类产品实现个人电脑上的文档管理、异地或移动访问调阅等便利功能。可是就企业来说,由于无法统一监控个人网盘的内容以及使用场景、访问设备等,对于企业文档安全、知识产权保护等都将会是一个巨大的隐患。

  • 为什么中小企业更适用私有云或混合云来进行数据存储?

    一、成本考量

           理论上使用公有云进行数据存储,业务的规模越小,需要的存储越少,那么应用在公有云存储上的成本将更有效率。而且由于使用了公有云进行数据的存储,从企业人力资源的投入上来说,也较少。

           但真实的情况是,无论业务的规模有多小,使用公有云的的过程中,除了会产生租用云服务商的存储空间成本(本身这一费用已包含了设备成本、管理成本)以外,由于公有云存储的相对开放性,大部分的企业还是会有本地备份或异地备份的需求,这一部分的成本往往会被忽视。同时,企业仍然需要额外投入支持公有云存储数据交互时所产生的带宽成本。

           私有云的环境之下,表面上看企业需要投入一定的资金来购买设备。但由于这是企业完全自控的行为,是可以合理压缩成本的,即使今后涉及到升级或扩容,也完全可以自行裁量而不会受制于云服务商的价格体系。而且私有云环境的大前提是可以高效的利用企业原有的局域网资源,几乎不会额外产生带宽方面的成本投入。

           在企业私有云环境部署完毕并正常运行之后,考虑到备份时若使用常规的双数据中心备份或异地备份,需要投入的设备购买与环境搭建的成本均很高,此时是可以适当考虑租用云服务商的储存空间实施混合云的方式进行备份,这样可以大大降低成本。

     

  • 移动办公软件,中小企业该如何选择

           中小企业大多处理发展成长阶段,最重要的一个要点即是提高整个团队的工作效率。此时,借助一些适合自己企业的团队移动办公类工具是非常必要的。那究意在挑选这类工具时应该注意些什么呢?下面就为大家总结归类一下。

     

           一、不求大,但求精

     

           有些移动办公工具生来就是为大公司服务的,各项功能看似非常丰富且强大,但不适合中小团队。除开软件成本的考量,过多的功能并非是必须的,使用率不高,反而无形中造成一种浪费。

     

           二、注重知识的保留

     

           中小企业的成员大多是专人专项,但往往人员的流动性也较强。此时,若在人员变动的情况下,其日常的工作产出或是知识积累因为人员的变动而流失,损失是非常大的。因此如何通过使用工具来集中存储数据,保留团队的知识成果,也是很重要的一点。

     

           三、实时、动态的沟通交流

     

  • 云盒子扎根企业网盘市场,精耕细作

           随着云计算产业的发展,云存储前景被逐渐看好,市面上产品多以个人网盘和企业网盘形态存在,也有的既可以用作个人网盘也可以作为企业网盘。市场上口碑较好的坚果云和够快云库都是从个人网盘转型至团队网盘,但是由于原先设计定性为个人,所以在使用体验上,个人体验要优于企业体验。

           而霸占着企业网盘领域的“老大哥”联想企业网盘在发展的九年时间里,除了安全性的提高,在功能上没有多少改进。而且价格方面,可以说在企业网盘市场上鹤立鸡群了。在各类的企业网盘体验中,能够明显地感觉到,价位虚高。

           云盒子企业网盘是在2014年才进入人们的视野,在功能设计和产品理念是基于企业用户需求而开发的,也是基于云计算理念推出的企业数据网络存储和管理解决方案。

           云盒子利用企业自有服务器的计算和存储能力为企业提供数据汇总分发、存储备份和管理等服务,是企业私有的文件存储系统,同时具有强大和简单易用的文档在线编辑预览、协同办公、部门或团队级文件共享、自动定时备份、历史资料归档等丰富功能。助力企业以高性价比的解决方案实现文件无限存储、高效共享及安全协作,便捷移动办公,可大幅提高工作效率。

  • 移动办公为什么对于企业如此重要?

           当今的互联网,从普通的购物到美食,从美食到出游戏---越来越多的产品均已实现了移动化,而移动办公这一功能也同样被越来越多的企业级应用所集成。这种改变不仅升级了企业信息流的互动模式,也大幅度提高了其办公效率。

           为何移动办公对于企业来说显得如此的重要?今天我们就简单的分析一下。

    云盒子,移动办公

           一、企业信息交互方式已被移动化

           现如今的企业当中,日常办公设备早已不再局限于台式或笔记本电脑。部分企业员工,特别是经常外出的营销人员,使用更多的是智能手机或平板等移动设备,除了轻便易携带的特性之外,丰富的移动应用也可满足其日常的办公需要。具统计,过去五年间美国人均花费在移动设备上的时间一直在持续增长,2010年时仅为0.4小时/天,到了2015年已升至2.8小时/天,而台式或笔记本电脑的时间花费则一直保持在2.4小时/天左右。可见,鼓励使用智能手机或平板设备来提高工作效率已是一种趋势。

           二、移动办公有助员工提高工作效率

  • 云盒子,一个好用的企业文档管理系统

          企业员工在日常办公过程中最常遇到的情况,便是在办公桌面上四处散落着文件、报表以及各类材料。而随着信息化程度的不断提高,越来越多的文档均已转化为电子版的形式进行保存。可是,虽然已经电子化,但其实在员工本地的电脑桌面上、我的文档里,又或是其它的D、E、F盘里,仍然很容易出现文件随意保存,一时之间找到不存储位置的情况发生。与纸质文档相比,同样是混乱无序的。此时,对于企业来说,选择一套适合自己的企业文档管理系统是一个很好的选择。

          云盒子为一款基于企业私有云环境下的文档管理系统,特别针对企业级用户进行以下三点优化:

          1)类似资源管理器的操作界面

          云盒子的主界面及日常工作界面,均采用与电脑资源管理器相似的树型分层目录结构,用户可以更快速、更便捷地找到并打开自己所保存的文件。

          2)文件夹结构契合企业部门划分的层次

          建立文件夹构架,对于管理文件来说极其重要。系统管理员可根据企业实际的部门划分层次建立公司的文夹目录结构,便于用户更清晰、更准确的存放与调用各类文档数据。

          3)文档集中存储,记录历史编辑版本

  • 企业文档管理系统可以帮你做什么,都搞清楚了吗?

           建立一套规范的文档管理系统在企业信息化建设的过程中是必不可少的,是企业规范化管理的重要一步。随着科技的不断进步,文档管理系统可以提供的功能已不再局限于单纯的文档集中管理,文档管理系统可以帮你做什么,都搞清楚了吗?

           当前,市面上的各类文档管理系统多种多样,但其实概括起来,常用功能基本包含以下五项:

           1、集中存储:文档管理系统通过集中存储的形式,将企业原先散乱存放在员工个人办公设备上的文档统一存储在一个地方,实现文档的集中管理以及合理共享。

           2、快速检索:方便快捷的让用户在海量的文档中搜索到急需的文档。

           3、文档编辑:用户可以直接在文档管理系统中编辑文档,依据软件产品的不同,还可细分为支持在线编辑或需要下载到本地后再编辑。但总体上,一款优秀的文档管理系统,其编辑模式都不需要用户改变原有的操作习惯。

           4、权限管理:系统必须支持权限控制,系统管理员可根据员工所属岗位、部门设置不同的文档使用权限,普通用户仅可在其权限范围内执行相关的操作。

           5、文档保护:系统须对文档进行必须要加密保护,无轮是存储或是传输过程中,确保企业文档的安全。

  • 拥有云盒子,让您的企业快步迈入BOYD时代

           随着云存储服务技术的不断发展,企业实施移动办公已越来越简单,而BOYD无疑是企业移动化战略实施过程中的重要步骤。企业员工使用自带的智能终端,通过安装某些软件之后,便可不再受时间、地点、设备、网络环境的限制,更高效和便捷的处理公司事务,而员工高效率的工作则保证了企业业务的发展,这看似是一个双赢的结果。但是,引入BOYD模式后随之而来的安全性问题,却是企业IT支持部门非常关注以及关心的。

           BOYD模式的安全隐患主要在三个方面:

           一、员工的智能设备在外部办公时,使用的多是公用的、开放的网络环境。而旧有的办公模式下,员工登陆企业系统都是通过企业内部网络接入的。

           二、在传统工作环境中,员工大部分的时间都是在固定的办公场所内办公,办公设备被盗或丢失的可能性非常小。而BYOD模式下,员工并不会局限在某个场所下办公,而且携带的智能终端体积相对较小,此时发生设备丢失的机率将大大增加。

           三、由于员工是使用自带的智能终端设备办公,除了接入公司系统的APP之外,大多都安装了别的APP,此时个人APP程序的安全性无法保证,继而企业的数据也将被置于危险之中。

页面