在公司运营中，像合同、报告、方案、培训材料、用户手册等关键材料，均已PDF格式进行下发与外发，以确保在不同设备和软件上的一致展示，防止内容被篡改，从而提升安全与效率，保护公司和客户的权益。
但为了避免员工没有生成或使用PDF文件来外发材料，公司可以采取哪些措施呢？
明确政策与指导
首先公司应该制定明确的文档管理和信息安全政策，明确规定哪些类型的材料必须转换为PDF格式才能外发，以及这样做的目的和好处。同时，提供详细的操作指南，帮助员工了解如何轻松地将文件转换为PDF。
技术支持，自动转PDF
这个问题，我们用一个真实案例来回答。
一家教培机构为了提升内部资料管理的安全与效率，老师们决定购入一台NAS设备。然而，由于机构内缺乏专业的IT人员，面对NAS使用过程中接踵而至的技术难题，老师们逐渐用不下去了。最终，这台承载“资料存储共享”期望的NAS成了闲置。
但机构对于教学资料的存储与共享需求依旧迫切，尤其是考虑到教材版权的敏感性，机构领导明确指示不得将资料轻易上传至公共网盘进行分享，以免引发版权纠纷。于是老师不得不找其他的私有云存储方案。
类似机构这样的例子还有很多。
NAS并不是IT小白能轻松驾驭的服务器，每一个需求背后，可能都需要一顿“猛如虎”的操作，这些操作很麻烦吗？这里引用知乎@锤子码农的回答。
当我们使用企业网盘分享内部资料，把文件转成PDF文件并添加水印，是一种简单的，可以提高文件安全性和可信度的方式。把Word或Excel转成PDF后，能减少文件被篡改的可能性，在这基础上添加水印，标记文档的使用信息，防止未经授权的转发泄密。
云盒子企业网盘作为公司文件存储与分享的“集中营”，目前已实现用户在企业网盘下载文件时，文件自动转PDF并添加水印。
文件下载水印功能说明
首先，在企业网盘中哪些目录下载将自动转PDF，添加的水印是明水印、隐形水印还是点阵水印，这些全都由云盒子管理员决定，用无法自行设置。管理员根据文件的性质、重要性以及商密保护的需求，来精心设定规则，确保敏感或重要资料以最适合的方式进行传播。
NAS和企业网盘在企业中都承担文件存储与分享的重任，在不同的使用场景下各有千秋。但有一点，在文件分享的安全性上，企业网盘有NAS无法比拟的优势，企业网盘可以实现权限最小化，禁止下载，或文件下载加密加隐形水印，不用担心开放下载后引发的泄密问题。
NAS的权限体系，无法控制分享文件不被下载。但是否可以下载其实是很多企业管理者非常关心的点， 当需要分享的内部材料包含客户信息、商业隐私等，相关人员“仅阅读”或“仅修改”就够了，没必要让其下载到本地保存，以防后患。企业网盘的权限设置则可以限制在分享文件时禁止下载，即便允许下载，也对下载文件做加密或陷入隐水印。
一、企业网盘“禁止下载”
企业网盘分享禁下载，主要通过权限控制禁下载。在权限设置中，“预览”、“下载”、“修改”这个三个权限并不相关联，你可以仅勾选预览和修改，而不勾选“下载”。
近期，云盒子企业网盘PC客户端V6.0更新了在新窗口中打开文件夹的功能。方便用户同时在多个目录进行文件访问、复制、移动等。
操作方式非常简单，在云盒子企业网盘中右键文件夹，选择“在新窗口打开”。
在新窗口中打开的文件夹可执行的操作，与在企业网盘文件窗口一致，都支持新建、上传、排序、搜索等。
当然，你也可以“拆娃式”地不断在新窗口中打开子文件夹。窗口之间支持文件相互拖拽上传（文件去重，秒传）、复制/剪切粘贴。通过快速切换不同的文件窗口，以维持高效率的文件操作。
企业非结构化数据以前所未有的速度持续增长，已经占据企业数据的90%。这些数据要如何管理才能更有效地辅助工作、提升效率？这是很多企业面临的挑战。
随着人工智能和机器学习的不断发展，云盒子自从2022年以来，基于人工智能的内容识别技术，探索如何让企业智能化地建立文件归档，以及如何让员工更轻松、快速地查找到所需信息。
当前非结构化数据管理最大挑战是如何在人员流动、减少的情况下，仍然能管理爆炸式的文件增长。云盒子企业网盘能帮助企业提取文件的关键信息（结构化信息）来辅助管理其非结构化数据资产，通过无干扰地归档迁移、重命名、合并等来正确存放文件数据。
云盒子企业网盘基于AI的内容识别技术用于文件管理，可以帮助企业节省高达70%的非结构化数据存储和备份成本。
建筑工程项目文档资料种类繁多，包括政府指令文件、项目往来文件、施工验收单据等，文件来来往往，管理起来犹如“盘龙立交桥”般复杂。各个管理岗位人员往往只关注自己职责范围内的文档管理，缺乏对整个文档管理系统的全面理解。在建筑工程电子文档管理中，普遍在保密安全性、系统性、分类清晰性、收集整理及时性和信息化建设等方面存在难点。
1、安全保密性：
储存在终端的文件可以同时传输到多个设备，导致对公路工程保密性文件的管理变得困难，这增加了电子文档泄露的风险。
2、文档分类不清晰：
文档的分类方式多样，但一份具体的项目文档可能会贯穿多个职能部门或管理阶段，导致分类产生“多义性”问题。
从业务流程或具体管理活动来分类时，也面临一项管理活动对应多份文档记录的情况，增加了分类的复杂性。
3、文档收集整理不及时：
在实际工程项目管理过程中，项目文档资料的收集整理往往不够及时，导致项目完工后集中整理时出现文档资料缺失的现象。
一、什么是商业秘密？企业商业秘密由谁来认定？
商业秘密，是指不为公众所知悉、具有商业价值并经权利人采取相应保密措施的技术信息和经营信息。企业的商业秘密只能由企业自身来认定，认定的前提就是要符合“三性”要求，秘密性、商业价值性和保密性。
从具体上看，商业秘密主要可以分为两大类：技术信息类和经营信息类。
1、技术信息：指利用科学技术知识、信息和经验获得的技术方案，包括但不限于技术设计、程序、公式、产品配方、制作工艺、制作方法、研发记录、实验数据、技术诀窍、技术图纸、编程规范、计算机软件源代码和有关文档等信息。技术信息可以是一项完整的技术方案，也可以是某一技术或产品中独立的技术要素。
2、经营信息：指与权利人经营活动有关的各类信息，包括但不限于管理诀窍、客户名单、员工信息、货源情报、产销策略、财务数据、库存数据、战略规划、采购价格、利润模式、投融资计划书、招投标中的标底及标书内容等信息。
不属于技术信息和经营信息的其他商业信息也可能构成商业秘密。
二、国家针对商业秘密保护有哪些法律法规？
2017年，廖某入职了一家生物科技公司，并签署了保密协议。就职期间，上海某投资管理公司詹某派人以“猎头”身份接触廖某，向其购买公司的技术资料。
2019年，廖某离职。离职前，廖某从公司服务器下载大量资料，当晚便将下载的技术资料以8.2万元卖给“猎头”。
此案件于2022年庭审，廖某、詹某等4人被均侵犯商业秘密罪，被判处2-3年不等有期徒刑，并处罚金共计36万元，上海某投资管理公司被判处罚金50万元。
在这个案例中，即便公司通过法律维护自身权益，但隐形之中也造成了商业信誉受损、内部士气下降、运营受阻等不良影响。因此，如何防止此类事件再次发生成为企业商业秘密管理的重中之重。
在公司长期的商业秘密保护中，完善的保密制度、电脑设备安全管理、信息安全管理系统缺一不可。云盒子企业网盘从2020起着重于资料的安全防泄密设计，发布“大安全”商业秘密保护策略，今年也更新了产品的slogan——“资料收得全，机密管得住”。
作为公司资料的集中存储平台，云盒子企业网盘针对商业秘密资料的主要安全措施在于控制谁可以访问、资料访问过程的安全保护，以及提供明确信息的追溯。
许多公司需要进行电子文档的分享，但是在这过程中就会产生一系列的问题，文件丢失，文件被拷贝，文件被截图等等都会造成企业资产的流失，云盒子多年研究这类情况：认为文件丢失 分为一下集中情况：
1、文件分享过程中的丢失 很多文件需要给员工编辑和设计，但是在这过程中却无法保证他的安全性，一个复制键就能让企业的利益被侵犯。还有比如设计公司，在分享给客户的过程中，客户复制了设计却让你束手无策， 2、员工的窃取 很多员工为了自身的利益，通常几十万的设计却被他几万块卖给了客户，但是无法查到是谁 3、硬件丢失造成的文件丢失
云盒子为了研究如何解决这种情况，经过多年研究，终于研究出如何让公司在常规办公环境中解决以上问题：
企业网盘的外链属于分享类的功能，表现形式为系统自动生成一条链接及密码，只要把这条链接及密码发送给对方即可实现协作共享。这类分享功能主要针对的是非公司内部人员，当然内部人员也可以使用。
外链分享的优势在于获取共享资料时不需要登陆帐号，且不需要特意下载客户端，只要能够连接网络和打开浏览器，就可直接获取里边的资料。
云盒子作为一款比较有代表性的企业网盘，其外链分享功能不仅囊括了大多数企业网盘所具有的基本功能，同时还具备了一些特色功能如：只允许看到本次登陆上传的文件、上传同名文件时自动加上序号等。接下来让我们一起来看看吧：
通过上图，我们可以了解到外链分享的一些基本信息：
日常工作，免除不了使用QQ、U盘、邮件在公司内部传递办公相关的文档资料。使用QQ进行企业内部的文档交互，分散多次传递容易出现部分文档丢失、不容易归档操作的局面，在别的地方登入QQ文件无法漫游又需要叫相关人员再次传输，如果关系到一些涉密文件就只能等自己回到存储该文件的电脑前再进行传输。
用U盘拷贝传递文档，一旦感染病毒就会影响U盘里本身的文档，U盘再插入的电脑亦会受到病毒的侵害，导致重要文档丢失，或外泄。
工作邮箱里存储来自相关工作的文件，文件一多，就很难找到，有些相关文档是以附件的形式传输的，时间一长，根本就不会记得到底是谁传的邮件，需要查找的文件存放在了哪里，有没有被误删。
云存储可以彻底免除QQ、U盘、邮件反复传送，拷贝文件的文档协作的混乱局面，将分散在同事电脑中的文档聚合起来根据公司或单位的组织架构上传到云存储集中存储到公司\单位的服务器，安全又放心，即使电脑损坏，员工离职恶意删改也不用担心重要的文件丢失。随时随地只需要一台可以联网的设备，就可以读取云存储里的文件，在线引用给同事，可以一边讨论一边编辑真正的实现了移动办公。
企业文档管理系统和OA都属于企业管理软件，由于对这两个概念模糊不清，很多企业在选择管理软件时绕了很多圈子，最后可能还是没找到合适自己企业需求的管理软件。小编今天就给大家解析企业文档管理系统与OA的区别和联系。
企业文档管理系统与OA的区别：
要弄清两者的区别首先要弄清两者的定义。
文档管理系统简称DMS，是基于文档管理的定制软件。通过使用企业文档管理系统实现企业文档聚合、文档权限的控制、文档分享、文档跟踪、文件保护等，目的在于为企业营造一个安全，透明的文档环境，积累并保护企业文档财富。
OA是办公自动化的简称，是针对企业工作流程开发设定，能够实现办公事务的自动化处理。例如企业文件审批、绩效考核、工作报表流程等，能够有效第提高企业的办公效率、节约企业的办公成本，实现移动办公。
企业文档管理系统与OA的联系：
企业文档等同于企业无形的财富，项目计划，各类报表，知识经验总结，特别是一些可以循环利用的项目方案，都是宝贵的企业文档知识库。如何更有效地管理企业文档知识库在每天都产生大量数据的今天变得异常重要。
企业文档知识库如果没有规范的规划和整理，就会如同一盘散沙，不仅仅降低工作效率，还会有企业无形资产泄露的风险。在没有一套企业文档管理方案的时候，你可能会对一下场景似曾相识：
团队的工作计划只有一份文档，在拟定好之后，团队成员可以根据实际情况修改自己在文档里的具体实施细节。那么问题来了，如何实现多人编辑？并且每次编辑保存之后如何保证团队成员都能及时看到？文档的操作日志又该如何查看，编辑保存后产生的多个计划版本是否能查看和恢复？
或者
接手一个项目，需要提供项目实施方案，你能够清晰地知道曾经有同事做过类似的方案，但是你却不知道方案放在哪里，也不知道是哪位同事做的，在多次追寻无果之后，只能悲剧地自己从头到尾拟一份。
甚至
由于员工离职，员工生产的文档财富如何保障交接清楚？员工离职会不会带走企业的重要文档资产并在其他公司进行转化？
毕业论文的版本管理，不管是对学生还是老师来说，都不是一件轻松的事。论文每一个细节的改动都可以生成一个新的版本，为了防止进行了错误的改动，学生还必须保存上一个，上上一个，甚至最初的版本。于是，毕业生们可能会对这一幕相当熟悉：
一个学生，一份文档，就能产生那么多个版本。如果一个指导老师带10个学生，论文检查指导工作全通过邮箱完成，那么估计这个老师需要登陆邮箱100次，下载附件100次，将文件按名字分装进文件夹100次……
好麻烦是不是？如果使用企业网盘的解决方案，无需登陆邮箱、无需下载另存论文、无需为每个版本标号、无需建立多个文件夹……
不断加速的信息需求，使得存储容量飞速增长，网络存储的优缺点也越发显得明显，不仅在容量上，还包括数据访问性能，数据管理能力，数据处理能力等多方面，许多企业独立建立自己的私有云存储平台，搭建自己的NAS网络存储平台。
但是网络存储的劣势也随之而然的产生，虽然他有自己的文件管理系统，但是他的能力实在是让人不敢恭维。许多人只是享受到他的存储方面的服务而已，文件分发，共享对于企业越发越来感觉重要的同时，NAS网络存储就会显得非常的尴尬。因此发展一种具有可管理的先进存储方式就成为必然。
云盒子能完美解决了这方面的问题！完美的文件管理解决方案，拟补了NAS网络存储这方面的缺点。
1.文件引用，在线编辑能大大提高团队之间的合作效率，避免一份文件在个个环节之间的重复传输
2.工作间，专属部门之间的办公环境，利于团队之间的沟通交流，也避免了在众多信息中检索自己需要的信息
3.权限设定，重要性不言而喻，能保护公司机密的同时，方便文件的管理
4.移动办公，让你无论在何时何地都能查看文件，审批文件
前不久，在天涯问答里看到一个提问：我是一个FTP维护，因为公司使用了企业网盘，再也不需要我这个职位了，接下来该何去何从？
问题是14年发起的，时间已经过去太久远，不然我会好心地回答：要不，加入企业网盘维护团队吧！
正巧就在前天，看到吴晓波写的一篇文章《淘汰人的从来是工具而不是年龄》，读后结合前不久看见的问题，明白了什么叫感同身受，于是希望能够从企业网盘的角度来谈一谈，作为企业服务产品，企业网盘是如何淘汰传统的办公模式。
“现在想来，我们这一代人是怎样淘汰上一代人的？不是我们比他们跟更勤奋、更聪明，而是我们比他们更乐于接受新的工具。”
曾经，我们利用QQ来交流，传输文件；把所需的文档资料存入U盘出差办公；在企业内部，使用网上邻居和FTP实现文档资源共享。
企业网盘按存储类型可以划分为公有云存储和私有云存储，在企业进行挑选企业网盘时，建议采用私有云企业网盘。具体原因我们先看看到以下的事件：
DropBox网盘花了两年半的时间自建了自己的大型存储服务器，并将其服务转移其中。而在此前，如果你也使用了DropBox，你可能不知道自己的桌面上的DropBox同步文件夹里的文件其实是存储在亚马逊的服务器中。
一些公有云企业网盘例如够快、亿方云，使用的是阿里云提供的存储服务。不久前阿里云服务器出现故障，在云盾更新之后，误删了大量用户合法文件。导致一些企业用户无法正常使用公有云企业网盘，致使相关业务瘫痪。
从以上的例子我们或多或少可以感觉到公有云服务的“不安全”性。这些不安全因素包括存储服务的依赖性、存储数据的安全性等。而私有云企业网盘存储的数据不依赖任何的存储服务供应商，是直接将数据存储本地的自建云。完全杜绝了上面提到的安全风险。
企业存储数据的安全与自主掌控是私有云企业网盘最大的优势，除了这点，私有云企业网盘还有以下优势:
1.更多的存储空间
企业网盘是一个企业私有的专用网盘系统，具有强大和简单易用的文档在线编辑预览、协同办公、部门或虚拟团队级文件共享、自动定时备份、历史资料归档等丰富功能。与免费的个人网盘相比，企业网盘具有更好的数据安全性，非企业人员一般无法获得系统登录地址，更不可能进入。同时企业网盘与个人网盘相比具有更强的团队协同功能，在组织架构、共享权限上能适应企业的需求。在多人共享、协作日常办公文档时能有效的提高工作效率。
尽管企业网盘拥有上述所列举的这些便利性，但在企业实施部署继而上线使用的过程中，有一项极易被忽视的风险点，若没有妥善的处理，不仅不能享受到企业网盘的便利性，更会严重影响企业的工作效率。
忽略培训 - 一个隐形的挑战与风险
市场上大部分的厂商都宣扬自己的产品是多么的易用。然而，对新手进行基本功能和工作流程变革的培训一直都是组织部署企业网盘类产品的两大挑战之一，仅次于安全问题。因此，请确保企业的员工了解如何执行基本和高级功能--他们对你推行的工具了解得越清楚，就越不可能回复到自己过去的旧有工作方式。
