云盒子制造业客户回访_捷盛制造的文档云管理之路


前段时间,云盒子首次公开对各行业的应用场景开展挖掘工作。作为国内知名的私有云盘厂商,云盒子将用全新的方式去洞察在不同行业下,不同企业对文档协作的需求。通过对客户进行回访,对目前企业的实施应用做出评估,并根据实际的业务场景需求,做出前瞻性的云盘应用解决方案。

 

这一次,云盒子走进的是台湾广泰集团旗下的贵港捷胜制造有限公司

贵港捷胜,客户回访,企业上云,云盒子

贵港捷盛机械有限公司成立于2007年。与中国工业设计研究院、合肥水泥研究设计院、台湾水泥、华润水泥等厂商有密切合作关系,还曾被国际南京水泥工业设计研究院授予优秀施工企业等荣誉称号。

 


曾经的困扰


 


三年前,同万千中小型的制造企业一样,捷胜制造也曾经面临着文档管理上的各种难题:

 

  • 文档类型多,体量大,散落在个人电脑上,查阅不方便,在部门间分享困难;

  • 员工离职后,交接不全导致生产资料遗失或机密文件外泄;

  • 由于硬盘、U盘损坏或病毒感染造成生产资料的遗失;

  • 管理人员经常出差,一些生产流程无法及时处理导致业务延误;

  • 生产图纸预览不便,大型文件打开速度慢;

  • 销售合同多次修改后,版本混乱,修订困难;

  • 与上下游供应商、合作商存在大量的频繁文件往来,邮件沟通十分不便。


 


回访节选


 

今天,捷盛制造的文档管理已经不是三年前的那种状况,在云盒子实施应用下,基本解决了文档管理难题。下面我们摘选在回访中具有重要参考价值的部分对话。

 

问:目前贵司所有的文档都归档到云盒子了吗?大家是否都已经“搬”到云端工作?

答:大部分吧,云文件占比至少80%。一些带有法律效应的文件仍保持纸质签名归档。实施云盒子后,各部门陆续将各生产过程文件归类存储到云端,通过对文档的权限设置,每个岗位的员工仅能操作在自己业务范围内的文档,保证了生产信息的安全。目前,日常工作的业务处理,基本已经通过云盒子进行。

 

问:哪些功能是用得比较多的?是如何使用的?

答:工作流,我们的很多工作都依赖工作流进行、执行下去。大部分流程需要多部门的签批,工作流可以自定义节点、人员,另外在流转过程支持修改文件,这一点非常方便我们的工作。目前资材部已经在云盒子中建立了8个工作流,耗材领料申请、主材领料申请等,这些流程经过主办部门、资材部、采购部等多部门签批,工作流实现代办提醒,能确保工作不遗忘,也无需反复催促。

 

问:在出差的时候,是不是也常常使用移动端的工作流?

答:是的。像我(海外部主管)经常到印尼、新加坡等地谈业务,出差的时间远大于待在办公室时间,那最常用的就是用手机查看文件、审批工作流程。

 

 

问:使用云盒子后,员工离职交接跟以前相比,您觉得最大的改变在什么?

答:主要有3个方面:

第一是保障公司文档的完整性。以前我们是通过邮件、U盘来交接工作文件的,交接过程中,由于遗漏交接导致文件丢失是常有的事,现在文件都存储在云端,不用担心这个问题。

其次是工作交接的衔接性更强。如果是主管级别的交接,新主管不仅继承了上任的文档权限,还能直接接管工作流程的签批,从历史归档的工作流中,可以了解到前任做了哪些业务,具体细节是什么。

最后一点针对新上岗员工来说,云盒子内大量的规章制度、操作指南等沉淀下来的文档经验,可以帮助新员工快速适应工作,融入集体。他可以通过公司的文档架构,了解公司管理架构;通过提交流程,就可以知道整业务流转的管理环节;通过人员架构,快速熟悉公司的同事,不需要进行太多的面对面培训。

 

问:贵司应该跟上下游供应商有比较密切的文件来往,云盒子对其有没有什么帮助?

答:目前还没有。

 

问:都是通过邮件发送?

答:是的。

 

问:文件外链、或为供应商开通合作伙伴账号都是云盒子较安全的外部文件分享方式,未来有没有计划用到这些功能?

答:有这个打算。例如我们可以为供应商开设合作账号,让他参与到工作流中,当有订单任务,他可以实时接收到流程提醒,整个采购过程具体走到哪一步,不用来回沟通催促,参与到流程就能了解到项目进展。

 

问:云盒子活动记录,文件日志等,这些功能对您是否有帮助?

答:说实话,意义重大。在活动记录中可以清晰地看到整个公司的文档动向,今天都有谁看了、填上了什么表格,提交了什么业务文档,可以说心里对整个企业的日常活动有个底。如果需要,可以直接打开生产文档了解每一个细节,整个公司的业务活动都变得非常透明,云盒子为管理提供了很好的技术平台。

 

问:为什么到目前还没有实施OA或ERP?

答:其实在没有上云盒子之前,有尝试过OA,感觉对生产企业不太合适。上了云盒子之后,发现不仅解决了文档管理的问题,也解决了大部分的流程管理问题。至于ERP , 不可否认ERP对整个生产过程的管理更严格更规范,但一方面价格昂贵,实施的成本较高,另一方面操作复杂,推广的难度比较大。目前已经推广起来的云盒子可以解决ERP至少60%的问题,价格上也远比ERP有优势。因此目前还是会继续使用云盒子做文档管理、流程管理工作。

 

 

写在最后


 


其实不仅是云盒子,其他企业云盘厂商也越来越重视云盘场景的搭建,将企业云盘调整成直面用户场景的文档管理解决方案。云盒子探索场景的方式是真正走进企业中,跟企业的管理层、底层员工等不同层级的工作者进行深度交流,探索。通过沟通,相互启迪。根据捷胜制造的回访而打造的制造业文档管理解决方案也将更接地气,更有实际的应用价值。

 

转载请注明来源:www.yhz66.com

 

相关文章: