什么是文档协作成本?如何提高协作效率?云盒子企业私有云盘将延续协作理念,改变中国文档协作现状。
(一)
晚上11点,王主编对这着电脑慢吐了一口烟,这已经是今晚的第11版了……他和陈编赶工明天即将发布的重要文章,通过微信来回发送修改稿,对话里堆满了同名文件。
“真是麻烦,文件存来存去,传来传去。”他这样想。
(二)
王总,明天周一要开公司周例会,他正查看各部门的工作周报,7,8个部门的周报都通过邮件发送,他每次查看都要在邮箱点点点点点点点点点。
“真是麻烦,想看前段时间的周报,也不知道能不能找到……”他这样想。
(三)
王文案,领导找他要一份文件,但他不知道文件在哪个部门的哪个人手里,问了很多人也没找到,于是只能泪流满面地重新敲了一份。
“真是麻烦,如果公司使用企业网盘就好了……”他这样想。
关于文件编辑、文件查找,邮附件处理等工作,每天都困扰着无数上班族。在企业中,我们把这类文件处理工作所需要消耗的时间、人力、物力称之为文件协作成本。
“上云?我们通常自建企业私有云。”9102年了,在云存储服务的选择上,中大型企业基本步调一致,统筹规划自建企业私有云。
为什么中大型企业都偏爱自建企业私有云?
一、长久的成本考量
从账面上看,通常私有云初期造价总比公有云高。但统计数据表明,企业自建私有云比租用公有云所节约的成本比人们想象的还要多。
451研究公司在纽约进行的对150位具有决策权的IT领导人的一项调查中,41%的受访者表示每个虚拟机运行在私有云基础架构比公有云成本更低。9%的受访者表示,私有云运行负载比公有云节省了至少50%的费用。
随着企业数据量的不断膨胀,公有云成本的增长速度也是惊人的,最典型的例子是:
在微信发送的任何信息,不管文字、图片还是文件,都有被公开传播的可能。对于公职人员来说,如果没有强烈的安全意识,使用微信办公时,不经意间的一个转发造成泄密,便有可能结束自己的职业生涯。
因微信发送敏感信息而被处分的人员并不少见,对于手头掌握着国家敏感信息的公职人员来说更明显,越敏感的信息,越能激起不法分子的传播欲望。
15年3月。某报社总编办工作人员误将一份涉密文件拍照发到微信群,图片通过微信群传播,对国家安全造成了影响。事后,工作人员遭到辞退;报社总编办主任停职检查;报社总编辑被通报批评,扣除绩效。
16年10月。某乡政府干部接到市委部门的涉密文件后,拍照发到乡政府微信群,该图随后被转发到多个微信群和微博,造成泄密。
企业网盘如何保证文件不会泄密或者丢失?如果被泄密,能否在第一时间找到嫌疑人?当文件涉密事件层出不穷,各单位都开始警惕起来,考虑如何保护内部敏感文件。
就目前的技术手段而言,还没有一款企业网盘产品能100%保证文件不被泄密,正所谓道高一层,魔高一尺,设置文件仅预览、禁止下载,不法分子还可以在预览图中截图;禁止文件截屏,不法分子还可以利用手机拍照传播……
即使不能完全杜绝泄密风险,在如何保证文件不被泄密这件事上,云盒子企业云盘还是往着接近100%的方向做了诸多努力,用各种防范措施加强企业文档的安全。
下面,我们将问题拆分为:“如何保证文件不被泄密”以及“文件泄密后如何找嫌疑人”两部分,分点给出云盒子的回答。
一、通过文档权限设置、数据备份、历史版本等措施防止数据被泄密和丢失。
1. 通过严格的文档权限设置,让每个人仅能访问其职责内的文件,保证文件不被越权访问,机密文件只能被相关人员看见。
企业级产品,都离不开管理的艺术。企业NAS和企业网盘都是企业文档管理工具,但两者在管理模式上存在较大的差异,企业NAS的热度远比企业网盘高,但在管理方式上,却比企业网盘逊色。
下面,我们从管理员定义、文件权限管理、系统账号管理、文件使用统计、日志记录5个角度,对比企业NAS和云盒子企业网盘。
一、管理员定义
企业NAS:只有一个超级管理员账号。
云盒子企业网盘:可以为不同的账号设置不同的管理权限,也就是说,可以设置无限多个管理员,且管理职责不同。
二、文件权限设置
在云盒子发展的第12个年头里,已经拥有Web、Windows、Mac、iOS、Android等跨平台客户端,而去年新增的虚拟盘、同步盘又给云盒子注入了新鲜血液,让用户在文件协作的方式上有了更多的选择。
今天我们要谈论的主角是Windows系统下的云盒子虚拟盘和Windows客户端。
虚拟盘
虚拟盘挂在“此电脑”下,是系统的K盘。
企业NAS和企业网盘都属于企业文档的存储、共享工具。虽然企业NAS的发展历史远比企业网盘悠久,但长江后浪推前浪,企业NAS的风头正在被企业网盘赶超。
在企业云存储这件事上,为什么更多的用户选择企业网盘而非企业NAS?通过走访了多位从企业NAS迁移至云盒子企业网盘的企业用户,我们总结出迁移原因主要有以下三点:
1. 企业NAS管理账号单一,NAS管理员责任过大
企业NAS只有一个管理员账号,因此,企业NAS管理员独揽大权。从NAS硬件的维护、账号的建立,到文件权限的设置,全由一个NAS管理员负责,这样的管理方式明显不符合企业层级式的管理美学。
每天,企业员工都在NAS中新建、上传文件,这些文件的权限分配,通常需要企业NAS管理员来完成。当经常被四面八方的设置需求淹没,企业NAS管理员身兼数职,苦不堪言,毕竟,这项工作由部门主管来完成更合理。
曾经,那些喜欢鼓捣小电影的技术男都喜欢自己在家里搞一台NAS,在充分体验家庭私有云的乐趣之后,他们把NAS带到了企业,以方便同事间分享文件。
但他们忽略了一个基本的问题,跟家庭环境不同,企业是有组织、有层级的复杂结构体,把NAS应用到企业之后,尽管NAS呈现出严重的水土不服,在没有别的选择的情况下,仍不得不硬着头皮扛起团队文档协作的重任,挣扎于一个完全陌生的领域:
- 账号管理只能超级管理员维护,无法外委;
- 文件访问权限只能有超级管理员设置,无法外委;
- 没有版本记录,容易被覆盖,删除;
- 没有访问日记,操作无法溯源;
- 存储扩展困难;
- 文件不加密,数据安全机制薄弱;
- 存在单点故障;
- ……
企业应用NAS后,这些问题逐步浮出水面,NAS进退两难地成为了鸡肋。
解决问题的途径是:1. 寻找新文件共享服务方案,2.不淘汰并充分利用原有NAS。
搭建云盒子私有云企业云盘是完美的解决方案,云盒子企业云盘既能解决NAS在企业中的文档共享、协作难题,又能充分利用原有NAS作为存储或备份设备。
桌面云技术从诞生之初就深入“人”心,越来越多的政府、学校、企业等机构已经应用桌面云,即便如此,桌面云仍然具备着巨大的市场潜力:
2016-2022年中国桌面云行业市场规模预测
(图片来源:智研数据中心)
随着桌面虚拟化技术的迭代更新,从传统主流的VDI到近几年兴起的IDV、VOI、DaaS,这个看似广阔的市场空间,却暗藏着龙争虎斗,VDI和IDV从诞生起,便一直相恨相杀。
什么是VDI?
VDI(virtual Desktop Infrastructure)虚拟桌面基础架构:较为成熟的桌面虚拟化解决方案,特点是集中管理,集中计算,用户桌面被虚拟化后统一放在数据中心,用户通过瘦客户端(ThinClient)利用厂商提供的远程桌面协议访问该虚拟机。
经调查,在企业数据泄密事件中,85%以上来自内部人员有意或无意造成的,30%的泄密事件存在商业犯罪的动机,但有高达70%的泄密行为都是由于员工信息安全防范意识不足导致的。无论企业泄密事件是有意还是无意发生的,都将让企业面临不愿面临的后果。
至于如何防范企业内部数据泄露,则需要企业根据自身的文件存储情况,梳理当前可能会引起数据泄露的场景,再根据问题场景制定相应的数据保密措施。我们整理了一些不管是任何类型的公司都有可能面临的数据泄露场景,并给出云盒子企业云盘的功能策略方案。
场景一:移动设备损坏维修或丢失,工位电脑没有设置锁屏密码
如果核心业务数据已经存储到云盒子中,那么没有账号密码根本无法访问到云中的数据,即使我们在云盒子上访问大量文件,系统自动下载了文件缓存,这些缓存也是以加密的形式存储在本地,因此即便找到云盒子缓存目录地址,也看不到任何一份明文文件。
疫情肆虐,远程办公成为大部分公司的必选项。在这样的大环境下,不少人疑惑:未来,远程办公是否会逐渐成为办公的主流方式?
悟空问答
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其实就算没有出现这次的疫情,远程办公也在逐渐被认可,只是这次疫情加速了远程办公的普及。未来十年,远程办公将会被越来越多的企业所接受,替代传统的办公室办公的模式,成为办公的主流方式。
远程办公对我们来说并不是什么新鲜事,近十年来,远程办公已成为我们工作中的一部分。
- 商务人员出差时,因为赶时间,不得不在机场、在酒店用笔记本或手机整理资料;
- 一些作者,喜欢到环境舒适的咖啡厅寻找灵感;
一直以来,我们使用的IT产品大部分来自国外品牌,从政企单位到私人企业,从团体到个人,对于非国产化IT产品的依赖性极高,以至于受制于人,“断供”、“实体清单”成为掐住中国企业发展的筹码。
更重要的是,关键产品对海外供应依赖过高,操作系统、数据库、芯片、服务器、办公软件高度渗透了政府、海关、医疗、军警、铁路等各行各业,信息安全受到了威胁,“棱镜门”敲响警钟,IT信创建设势在必行。
2021年中国信创各行业发展如何?面临着哪些“卡脖子”技术制约?国产IT何时能实现弯道超车?《2021年中国信创行业研究报告》将从信创产业布局、政策、落地与解决方面,多角度全析中国信创行业。
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小编对报告核心观点进行简单的概括:
文档管理软件哪个好?随着社会信息化的发展,电子化文档爆发式地进入人们的工作生活,如果缺少合理的管理制度,将会影响工作业务的顺利开展。
当有了文档管理的需求,肯定希望能够尽快找合适自己的产品。但如何挑选好用的文档管理软件?文档管理软件哪个好?
文档管理软件已经经过了成熟的发展期,很多文档管理软件都经历数十年的发展迭代,再加上科技的飞跃进步,可以说,要找到好的文档管理软件并不是难事。
我们首先要了解所有的文档管理软件都有一个基础共性:将企业内部海量的电子化文档集中存储、在通过设置共享权限进行内部员工的文档分发,并提供API接口,便于将ERP、OA等系统的文档纳入其中,形成企业文档管理中心。
小编把文档管理分成两类:一是纯粹的文档管理软件,二是增加协作功能的文档管理软件。
1. 纯粹的文档管理软件
企业网盘优化了企业文档存储方式,同时给企业管理带来全新的更科学的变化,包括离职交接这件事。
离职交接的正确姿势
对于企业,要有正式员工离职手续办理流程。通用流程离职者提前向上司提交辞职申请,上司同意后,需再经过更上级领导的同意后进行交接工作。工作交接完毕,由人力资源部进行考勤结算,开具离职证明或合同,由财务部进行工资、保险等结算。
对于离职员工,要站在职业道德的制高点,低调行事,把手头的工作都交接出去。最好是能列一个表,将工作范围和交接内容交代清楚,这样做对自己和交接人双方都有好处,一方面别人能够清楚的知道他们接下来该干什么,另一方面你离职以后你也不用担心没有交接清楚而对你日后造成骚扰。
通过部署桌面云,企业IT管理员可以轻松管理1000台以上的终端,成功降低了运维管理成本,但仍需要面临日益增长的海量文件存储、管理难题。
非结构化数据(文档、图片、音视频等)占据企业数据的80%,“文件”是企业智慧与财富的载体,而“文件管理”意味着时间与金钱,擅长应用管理的云桌面需要一个专攻文档管理的新搭档。
对于CIO或者IT经理来说,VDI的部署或者扩容能否成功,其中存储的设计至关重要。Gartner调查结果显示,平均每个VDI客户40%-60%的桌面虚拟化预算花费在存储上。存储杂志《TechTarget》在早前的一项调查显示,在那些已经拥有VDI的公司中,18%使用FC存储来支持虚拟桌面,14%使用的是iSCSI,12%使用NAS。
然而,随着桌面云的深度应用以及企业信息化建设的不断发展,企业对存储和数据管理提出了更多的要求。 桌面云用户常常面临以下难题:
最近在知乎看到一个问题:现在自建企业网盘是刚需了吗?
题主的描述了公司是做设计的,每天有很多的图片素材和手稿需要存储共享,另外在外办公很不方便,听说现在自建的私有网盘都是刚需了,公司有在考虑采购一套,只是不知道自建企业网盘是否已经成为刚需?
回答者的答案方向基本一致:不是从刚需的角度去思考,而是从自身需求出发,考虑是否有自建企业网盘的必要。
而本文观点认为:针对题主的情况,自建企业网盘并没有上升为刚需。
刚性需求(Rigid Demand):指在商品供求关系中受价格影响较小的需求。
数字化转型在各个行业中紧锣密鼓的推进,中央企业作为中国经济重要的组成部分,承担着试点验证的社会责任,现已进行到何等地步?中央企业的数字化转型的路径是什么?方法论是否给其他企业指明方向?
亿欧智库针对以上问题,推出《2021年中央企业数字化转型研究》,该报告不仅建立了中央企业数字化转型成熟度评价矩阵,进一步厘清央企数字化转型现状,以及数字化转型核心价值目标。
《2021年中央企业数字化转型研究》亮点:
- 针对中央企业数字化转型提出1+4+4+N的思考框架,包括集团管控、4项原则(CPAS),4项基础以及N个业务。
- 提出数字化转型CPAS原则,从中心、定位、敏捷、协同中明确数字化转型的原则。
- 推出“多比”数字化转型方法论,从诊断到目标明确,挑选试点对效果进行评估,选择推迟或优化再推广。