文档管理系统的作用:赋予一份文档更强大的作用力!

一份文档除了它本身内容的价值,还能带来多少意义?如果它只是静静地躺在桌面上,在操作上,人们只能打开查看文档内容,编辑,然后发送到另一端。另一端也只能重复打开编辑操作,如此循环。

 

文档的的作用难道不就是这样吗?或许有人会有疑惑。文档作为工作的最重要的媒介,应该发挥更大的价值,而文档管理系统能够赋予一份文档更强大的作用力。

 

文档管理系统
 

在文档管理系统跟所有同事共享文档

公司、部门、个人文档通过文档管理系统将得到有序地归类存放。云盒子企业文档管理系统存储架构类似windows资源管理器,以树状文件夹的方式归类集中存储。公司在文档管理系统上管理为你挡存储架构时,添加部门都会自动生成部门文件夹。还可以在部门问佳佳内创建子文件夹。文件夹或者文件通过授权分享的方式控制人员对文档的操作权限。

 

在文档管理系统查看文档操作日志

哪些文档被那些人做了哪些操作?这是管理层较关心的问题之一,特别当一份文档因为修改后发生问责。当使用云盒子文档管理系统,可以通过查看文档日志来了解谁在什么时间对文档做了哪些操作。文件日志里包含的信息有:文件名、文件版本、上传时间、操作类型(编辑、下载、删除、还原、重命名、复制、移动、授权)。

 

举个例子,如果公司有让员工记周记或者日记的要求,那么日记的检查工作就不需要在发送、下载。在文档管理系统中,每个员工的日记都只是一份文档,由于共享,检查人员完全可以在任何时间段查看员工最新的工作日记。并且,只需要查看日记的日志的就能了解他是否按时记日记。

 

在文档管理系统查看文档的历史版本

如果文件修改发生错误如何还原?我们常用的WPS、office虽然提供了最近版本记录和还原的功能,但那仅限于个人账户的使用。在公司的大环境中,企业文档管理系统可以记录每一分文档的的提交版本,即使一份文档已经被修改过无数次,通过云盒子企业文档管理系统,仍能够找回文档第一次、第二次修改后的版本。

 

使用文档管理系统在移动终端办公

云盒子企业文档管理系统支持多端登录,无论何时何地都能够通过移动设备查看公司文档,在外办公再也不需要拷贝文件至U盘或者硬盘中。对于经常在外办公的人员来说,只要连接上网络,即可获取公司的文档资源。不仅如此,云盒子企业文档管理系统还集成了即时通讯、工作流和邮箱模块,也就是说,在外办公也能和同事聊天,可以处理审批请求,还可以查看邮箱接收的附件和正文。

 

文档管理系统不仅仅是管理文档那么简单,云盒子文档管理系统在文件管理的基础上加强协作办公,让每一份文档都能发挥其最大的作用力!

 

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