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如何在能源化工行业实现精细化文档管理
在能源化工领域，大部分的企业多为知识密集型，其产出的文档均属于产品研发的重要成果，甚至其重要性要远远超过其它有型的实物成果。在日常的工作当中，企业的大量核心技术、专利、重要客户信息、各类产品配方和生产工艺流程图。以及财务数据等方面的敏感数据大都以电子文档的形式保存在各部门员工的个人电脑上。因此，在能源化工行业的企业必须关注内部数据资产的管控问题，提升电子文档的精细化管理手段。
大多数的能源化工企业由于不重视文档管理及文档管理手段的落后，极易出现以下问题：
1）海量文档存储，管理失控
企业在日常的经营活动当中，文档的数量和容量不断累积，最终都十分庞大，并且文档类型、格式、用途多种多样。庞大的文档量，即使浏览一遍标题也需要花费大量的时间，靠人工有效管理几乎不可能。
2）文档版本管理混乱
在化工行业很多数据都是通过配料比例变化，反复进行实验，得到一组数据，每个实验编辑文档就多达数十乃至上百个不同的版本，文档版本繁多，难以整合和统一管理，获取精确的文档非常困难，办公效率大打折扣。
3）文档安全缺乏保障
大量文档处于不被管理的无序状态，文档散存在各部门电脑上或者在员工利用公共网盘共享时很容易被病毒感染、意外丢失、权限控制不明等情况屡屡发生，使文档的安全性无法得到保障。
4）知识管理举步维艰
化工行业是个长期研发的过程，大量文档分散成各台电脑上，一旦有员工离职，相关的大量工作文档被直接带走丢失，或沉落于电脑中，成为“不为人知”的秘密，由此带来大量知识资产的流失;企业内部缺少分享经验和共享知识的环境和氛围。
能源化工行业在文档管理过程中存在如此多的漏洞，每个小细节都可能使企业毁于一旦。云盒子企业文档管理系统结合企业在生产管理过程中的文档管理需求，为企业迫切解决如下文档问题：
1、版本追踪：文档正在被哪些用户编辑，文档各个时期的历史版本，文档被哪些用户查看过。
2、快速索引：内置强大导航索引栏，支持海量文档快速定位。
3、文档安全集中存储：所有电子文档均进行高强度加密集中存储，文档全部在企业服务器中加密存放，文档通过授权管理的方式使用户仅能在有权限的情况下接触到。权限有多种类型，如果设置为受限制，那么当前登录用户仅可看到自己所上传的文档，无法浏览其它文档。员工个人的计算机上仅通过缓存的形式与服务器进行数据交互，一旦退出客户端便无法查看任何文件，更有利于数据安全防护。
4、文档共享：文档创建者或管理者有权决定不同的文档共享给哪些不同的用户。不同的用户可以有不同的权限：用户是否具有编辑修改的权限，用户是否具有二次授权的权限，用户是否具有只读查看的权限等。
5、在线协同编辑：服务器/客户端工作模式。用户在云盒子客户端通过本地程序提交、发布、编辑、查看共享文档，所有文档加密保存在云端服务器上。
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