盘点云盒子4种文件收集“姿势”

在职场中,文件收集或数据收集是常见的工作场景。特别对于高频使用Excel的财务及销售部门,当需要收集统计的数据来源广泛、数量庞大时,单靠人力,收集工作将变得繁琐且容易出错。

 

如果你正在寻找材料收集平台工具 ,云盒子是一个非常棒的选择。云盒子是企业内部的数据存储、分享与协同平台,不管你是需要收集大量的、不同类型的文件材料,还是需要汇总部门数据进行分析,你都可以借助云盒子实现自动化的收集工作。

 

文件收集,数据收集,材料收集

 

下面我们列出文件收集常用到的几个功能,每个功能适用于不同的文件收集场景,你可以根据自己的需求找到理想的收集方案。

 

一、文件夹云链,收集内部资料

适用场景:公司内部资料收集,例如人员资料提交、现场图片收集、工作总结上交等。

描述:云链通过文件菜单创建,也可以直接拖拽到对话/邮件中自动生成。发送云链给同事,邀请其上传文件到云链目录下完成收集。

价值点:同事不需要在云盘内搜索目录,也不需要一层层打开目录,点击云链直达上传“地点”。

 

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二、文件夹外链,收集外部材料

适用场景:外部资料收集,例如外协单位的材料提交、简历投递等。

描述:跟云链类似,也是可以让人员直达上传地点的收集方式。不同的是,外链支持外部人员(没有云盒子账号的人员)进行上传。另外,外链权限控制相对云链弱,云链可以限制人员对进行复制、移动、修改、重名等操作,但外链基本只能上传。

价值点:资料不需要从邮件中一份份下载,而是让人员自行上传到指定位置。

 

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三、Excel多人在线编辑,快速填充数据

适用场景:简单、少量的数据采集汇总工作。

描述:邀请内部或外部人员一起在线编辑文档,支持Excel、PPT、Word。编辑过程中数据动态实时显现,为了数据隐私,也可以设置内部人员的可见、可编辑区域。

价值点:10个人的信息收集,原来需要10分钟 “串联”完成,现在1分钟“并行”完成。

 

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四、以文件模板发起收集,自动汇总

适用场景:单一的文件类型收集,例如将教师在课堂上分发电子试卷,电商采集各平台的销售数据,销售汇总各地区的成交情况等。

描述:以文件作为模板发起收集任务,系统将通知内部人员进行编辑提交,每个人提交的文件将按照账号自动重命名。Excel表格在收集完成后还支持自动汇总。

价值点:

  • 1. 自动通知与提醒,无需发送通知,系统将持续提醒人员,指导完成收集工作;
  • 2. 支持查看进度,总共收集了多少文件,谁已经提交了,谁还没提交;
  • 3. 自动重命,防止人员没有手动重命造成的资料混料;
  • 4. 自动生成汇总表,可以基于汇总表做数据分析工作。

 

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随着互联网技术发展,也许你找到100种文件收集工具,但最终这些数据都考虑归档或安全分享问题。云盒子,以私有存储为底座,保护公司数据隐私,配合不同的文件收集办法,让归档、收集工作轻松而无差错。

 

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