每一份企业文档，都是一份企业财富。而这些财富碎片通常散落在员工的电脑桌面、邮箱里或者U盘，甚至被遗忘在某个硬盘的角落里。当企业文档堆积到一定程度，这些散落的财富反而成为了企业文档管理的负担。企业文档管理系统的职责，就是将企业的文档财富聚积，为企业创造一个有序的、透明的、安全的文档环境，提高企业的管理效率。
不同行业有不同的文档存储和使用习惯。那么对于通用的企业文档管理系统，如何使用才能发挥系统的最大价值?可以从以下4个方面入手：
1. 企业管理层制定好文档存储规范制度，包括文件/文件夹的命名，文件类型的归档；明确文件管理员的职责等等。
2. 企业在全面使用系统后要进行全员的培训，务必每一个员工都熟悉企业文档管理系统的使用以及企业文档上传的规章制度。
3. 企业文档管理系统的使用还应该要有惩罚制度。当员工没有按规定使用文档管理系统，发现后应当有所处罚。
一千个人就有一千个哈姆雷特，但是一千个人可能只有一个移动办公。引用百度百科中对于移动办公的定义：“移动办公”也可称为“3A办公”，也叫移动OA, 即办公人员可在任何时间（Anytime）、任何地点（Anywhere）处理与业务相关的任何事情（Anything）。
当我们脑海里把移动办公和OA紧紧相连，那么就进入了移动办公的误区。实际上，移动办公包含于OA系统却不等于OA系统，而且，很多OA系统离移动办公还差得远了。那么，什么才是真正的移动办公？从我们的我们可以丰富一下百科的定义：移动办公即办公人员可在任何时间，任何地点，使用任何移动设备处理与业务处理任何工作事务、联系事务相关的任何人员。
随着科技的发展以及企业管理手段的不断进步，使用计算机来处理企业日常事务和管理工作流的方式已越来越普及。这就产生了以台式计算机为主要核心，搭建文档管理系统来处理大规模日常事务和工作流的应用环境，文档管理系统日益受到企业级用户的关注。
虽然通过信息化技术可以帮助企业管理各类信息，但相当多的企业存在没有很好运用信息化技术的问题。更多的时候各类管理事务全都交由管理员来完成，如果系统中所有信息的增删改查都必须通过管理员来完成，效率非常低下，反而会影响企业的正常工作。
在信息化技术手段高速发展的当今社会，越来越多的企业引入了各种管理系统来帮助企业发展，文档管理系统更是被企业决策层所青睐。文档管理系统虽然提高了公司员工的工作效率，但并不是所有的文档管理系统都有一套安全、高效的公司文档内控管理解决方案。
那么，公司文档的内控会面临哪些方面的安全问题呢？
1. 面对种类繁多的公司文档或图纸，缺乏合理的权限管理机制，无法正确设置访问人员权限；
2. 针对公司的外部客户，分享方式简单，且容易曝露内部文档目录结构，甚至被不良客户泄密；
3. 员工泄密的情况出现时，缺乏有效操作记录作为证据；
4. 发生员工离职后，恶意删除重要文档或数据，造成无形资产的损失；
5. 员工电脑出现故障，如硬盘损坏、系统崩溃等情况，重要文档未及时上传备份，造成公司重要数据丢失。
针对上述安全文件，深圳云盒子科技的云盒子产品可以帮助企业提高公司文档的内控管理水平，具体的措施如下：
私有云存储对于正处在高速成长阶段的中小企业而言，是必不可少的。在日常运营当中，行政、财务、销售、仓储等等环节早已离不开网络的支撑。而传统的数据存储方式正面临着诸如黑客入侵、存储设备安全漏洞等各方面的安全威胁。同时，为保障业务数据的安全，不得不投入相当的财务成本，这对于中小企业来说将背负沉重的成本压力。
深圳云盒子科技为了帮助中小企业搭建一个集中统一、安全可靠、方便快捷的私有云存储中心，经过8年多的潜心钻研，推出了云盒子软件。
云盒子作为一款基于企业私有云环境下的文档管理系统，通过国内首创的专利技术，让企业利用现有的ADSL网络环境，实现零成本架设私有云服务器。用户通过在内部部署云盒子，实现数据的集中存储，这就降低了数据被盗、被严意破坏或外泄的可能性。而且基于集中存储的特性，企业可以更方便的对服务器以及存储其中的数据进行监控，系统管理员可以高效率的进行资源分配、全局部署、权限控制等。
云存储这个词在我的大学时代便开始被广泛定义。依稀记得当时的媒体广泛地报导着大数据时代的降临。接着各种云存储产品慢慢地进入了人们的视野，百度云、坚果云、360云盘，这些是典型的个人云代表。个人的数据往往要比企业少，企业的存储数据往往也会比个人的更复杂。那么，公司云存储该如何实现？
首先，需要挑选一款适合企业本身的云存储产品。如何选择？在往期的文章企业云存储服务商该如何选择可以给企业在选择上提供很好的建设性意见，但在这小编还是要提醒，在选择产品之前一定要细心进行试用与对比，在试用对比过程中还应该记录下不同产品的能够实现的功能与价格。接着和企业自身的需求和预算进行对比，最接近企业需求的并且在预算范围内的产品可以通过联系产品客服进行深层次的沟通交流，对产品的后续服务、协议等进行了解。
数据共享是企业在发展过程中需要直面的一个难题。如何更安全更高效地进行异地数据共享？出国办事或者跨国分公司之间如何便捷地进行文件共享和协作？云盒子私有云企业网盘能够为这些问题提供一个完美的解决方案。
通常，在传统的办公模式下，我们会通过U盘、email或者QQ等进行工作文件的传输，利用电话和微信等即使通讯工具讨论相关工作事宜。可是，习惯和传统的代价是增加了办公成本，办公成本包括人力、物力以及财力。企业跨国数据共享难点有两个：
1. 如何快速定位并且分享所需的企业数据；
2. 跨国项目相关人员如何更好地相互沟通协作。
下面详解如何使用云盒子来解决这两个跨国数据共享的痛点。
数据的存储与备份一直是数据管理程序中的重要部分。随着云计算、大数据的技术不断发展，云存储、云备份已有取代传统存储与备份方式的趋势。由于两者从概念上、提供的服务上以及技术实现上多有相似之后，因此部分产品供应商会通过含糊的解释说明来混淆概念，但其实二者还是有所区别的。
一、概念
虽然云存储与云备份目前仍未有一个标准的定义来区分，但其实两者的差异并不明显。
云存储是托管服务供应商(MSP)提供的基于云的存储服务。
云备份是把结构化数据和非结构化数据通过SaaS应用备份到公有云或私有云。
二、服务
云计算包括三个层面，二者其实是云计算下的两种具体应用，云存储可以看作是IaaS，而云备份可以看作是SaaS，备份是建立在存储的基础上。举个例子来说：云存储就好比是一个盒子，而云备份则是将数据放处盒子这一样具体的动作。前者是相对静态的，而后者则是动态的。
三、技术
私有云存储系统的搭建一般有两种方式，一种是通过公网把数据集中存储在云盘厂商那里，比如联想企业云、金山企业云、搜狐企业云；而另外一部分私有云则是需要企业用户自己架设服务器，数据集中存储到企业内网的服务器上，例如云盒子。
到底是选择公网模式还是内网模式，是一个值得思考的问题。从初期投入来看，公网私有云存储是按月按容量收费的（也有个别按流量收费），初期财务成本的支出看似不大，对于仅十几个人的中小企业来说，每个月只需要花费一两千就能用起来；而采用内网方式搭建私有云存储系统，在初期至少需要购买一台服务器和一套软件，再怎么节省也需要花费一定的资金才能搞定，这对一些对成本控制很严的中小企业来说似乎很难承担。可是，需要考虑到的是，公网模式是持续投入而内网模式是一次性投入，仅仅经过一年的使用之后，公网模式的投入必定会高于内网模式。
随着企业网盘技术的发展，其功能早已不再局限在传统的文件上传、下载以及共享等基本功能。深圳云盒子科技的云盒子软件，作为一款基于私有云环境下的企业级网盘应用，集成了文档集中存储、文档安全保护、即时通讯、文档审批等多项实用功能，能免帮助企业用户短时间内提升办公效率，降低企业管理成本。
下面，简单介绍5个云盒子帮助企业提升办公效率的小窍门：
1）专注企业办公环境的即时通讯平台，完全屏蔽社交网络的干扰
作为多文件格式的安全存储与分享平台，云盒子企业云盘近期对压缩包格式（.zip\.rar\.tar\.gz\.7z\.bz2）进行了优化。现在，无需解压，您可以直接在云盒子企业云盘中预览压包的文件内容。
在与客户的沟通中我们发现，很多用户对压缩包蜜汁喜爱，他们之中有的为了规避文件中的病毒（虽然云盒子已经有文件查毒的功能）、有的为了节省存储，或因文件内容敏感，需要批量加密……于是会先将文件压缩，再上传至云盒子企业云盘。
了解情况后，云盒子为了改善压包用户的使用体验，做了以下优化：
无需解压，在线浏览CAD
在云盒子企业云盘，点击压缩包，在文件列表界面，点击文件即可预览，在这里你可以预览Office、PDF、CAD、3D、电子书、图片、音视频等100+文件格式。无需解压，无需下载，直接预览。
企业网盘是企业的文件管理中心，而OA是工作审批中心。企业网盘也会有一些像[敏感文件审核]的审批工作。为了提高审批效率，很多公司领导都在考虑一个需求：将企业网盘审批工作交由OA完成，人员统一在OA审批。
关于这点，云盒子企业网盘已有成功落地的OA审批解决方案。方案中，云盒子提供连接器，为不同的审批流程做预制模板，当员工在云盒子企业网盘中触发审批流程时，审批信息将“递交”到OA，人员在OA审批流程，同时OA 的流程处理进度也将实时“返回”云盒子，让人员清晰流程进度。
云盒子企业网盘对接到OA审批场景包括但不限于：
1、文件敏感词审核：当人员上传到网盘中的文件包含敏感信息，文件将自动移入审核区，等待OA审核通过后才能成功上传。
2、文件跨网交换审核：在内网将文件交换至外网时，需经OA审批。
关于GIS数据安全，从业人员都知道，一旦GIS数据处理不当，就有可能触及红线，给自身和公司带来巨大的麻烦。处理不当，有时并不是主观行为，而是内部人员无意识的不规范存储、或因网络及软件安全措施不到位，遭受外部的病毒攻击。
解决思路，一方面是保密宣传，另一方面，就是安全技术的加持，例如测绘院等国土资源部门采用NAS网络存储解决规范存储的问题，通过加密U盘来传输和分享数据，采用数字水印解决盗版追踪、篡改发现等。
作为非结构化数据安全存储管理厂商，云盒子文档云针对GIS数据安全提供一套创新兼易用的解决方案，方案主要围绕GIS数据安全的终极解【数据不落地】实现。
两台电脑文件同步，单位电脑和家里的电脑文件同步……这些是我们在日常的工作生活中，处理文档业务的刚性需求。
云盒子科技作为行业领先的企业网盘厂商，为文件同步场景提供2种同步客户端公用户选择，分别是同步盘与虚拟盘。
同步盘和虚拟盘的共同点，是挂载在Windows资源管理器的“此电脑”下，以本地磁盘目录的方式呈现在用户面前，本地的操作习惯，用户无需学习和适应，操作简单、体验良好。日常工作产出文档、企业数据资料在不知不觉间被同步，无缝无感知分享给同事。
如何实现数据安全？围绕“敏感数据不出门”的目标出发，企业可以组建安全技术体系、安全策略体系、安全组织及运营体系，逐渐搭建起企业的数据安全的城墙壁垒。
但这些其实都属于上层管理的预防控制，来自下层的人为因素以及外部的病毒攻击隐患，无时无刻都在挑战企业的数据安全体系。
人为因素
据Verizon《2023年数据泄露调查报告》（DBIR）数据显示，74%的安全事件被证明存在人的因素，包括错误使用权限、滥用特权、钓鱼攻击、身份泄露等等。这些企业职员在工作中犯的错直接导致企业数字资产的流失，而高职位人员带来的数据流失风险更高。
常见的人为因素导致数据泄密的手段有：
企业知识资产正经历从静态存储到智能交互的质变。云盒子AI知识库以"认知智能+场景化服务"为核心，构建起支撑企业全业务链条的智能中枢，通过AI大模型与行业Know-How的深度融合，重新定义知识的生产、应用与价值转化。
一、知识入库，重塑知识资产
面对海量非结构化数据，我们打造"认知理解-智能重组-精准投喂"的三阶知识引擎。建立知识资产目录、分级分类、多维标签、安全合规机制等, 由战略、财务、业务、IT、人力等多部门协同实现非结构化数据资产入库，打造企业稳固的知识库数据底座。
通过数据采集与同步技术，实现内外部知识自动采集，知识更新同步入库；通过多模态解析技术，可自动拆解产品手册、研究报告等文档，知识抽取自动处理，将非结构化型数据转化为结构化的知识，使知识库搭建效率提升80%以上。
NAS和企业网盘在企业中都承担文件存储与分享的重任，在不同的使用场景下各有千秋。但有一点，在文件分享的安全性上，企业网盘有NAS无法比拟的优势，企业网盘可以实现权限最小化，禁止下载，或文件下载加密加隐形水印，不用担心开放下载后引发的泄密问题。
NAS的权限体系，无法控制分享文件不被下载。但是否可以下载其实是很多企业管理者非常关心的点， 当需要分享的内部材料包含客户信息、商业隐私等，相关人员“仅阅读”或“仅修改”就够了，没必要让其下载到本地保存，以防后患。企业网盘的权限设置则可以限制在分享文件时禁止下载，即便允许下载，也对下载文件做加密或陷入隐水印。
一、企业网盘“禁止下载”
企业网盘分享禁下载，主要通过权限控制禁下载。在权限设置中，“预览”、“下载”、“修改”这个三个权限并不相关联，你可以仅勾选预览和修改，而不勾选“下载”。
在企业云盘成为企业主流文件共享工具之时，同事之间通过IM发送文件的互动将逐渐变少。大家都聪明地、轻车熟路地在企业云盘中自主搜索到所需资料，这让企业内部文件共享效率翻倍。但很多管理者对企业云盘的文件保护能力存疑，员工对于内部资料的可访问面积变广了，这该如何保护资料的安全，不被随意下载和转发？下面本文将展示云盒子企业云盘文件文件不落地的使用技巧，不影响员工正常访问，同时帮助企业管理者构建一个文件不落地的分享平台，还管理者一个安心！
文件不落地浏览
在云盘中分享文件时，将用户权限设定为【预览】，让用户仅可以在线查看文件的内容，但无法下载和分享。当用户预览文件时，在内容页面覆盖水印，附加安全信息、用户名、时间等，防止屏幕被截图或拍照传播。
云盒子企业云盘支持100+文件格式的在线预览，包括日常办公频繁用到office、WPS、PDF、图片、音视频、CAD、3D等，全面满足企业内部各类型文件不落地在线浏览的需求。
裁员浪潮掀起
如果要总结贯穿2023年的关键词，“裁员”必须有一席之位。
据layoffs.fyi（美国就业信息网站）数据显示，截至2023年11月底，全球已有1100+科技型企业裁员超过25万人。
自年初以来，阿里和腾讯据说已经“优化”掉20%-30%的员工，京东、滴滴、有赞和哔哩哔哩等紧随其后，有赞承认裁员20%。
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