日常生活中，我们利用短信、电话作为联系别人的媒介。而在职场生活里，企业网盘的外链功能可以作为文档共享、协作的媒介。
值得一提的是，企业网盘的的外链功能远比个人网盘强大，文本要介绍的也不仅仅是外链设置期限、密码这些基本设置，而是介绍一些你可能不会留意到细节设置来提高工作效率，巧用企业网盘的外链功能来转换更高效的工作模式。
用云盒子企业网盘举例，通过搜寻外链设置里细小的闪光点，以及通过使用场景来深刻或者给大家的工作模式转化方向作为参考。
利用文件外链分享【可写】功能让多个外部协作成员编辑同一文件。
举个非常简单的例子:
老师在放假期间，需要全班同学完成一份表格，在云盒子企业网盘里，可以对这份表格进行外链设置：
作为一名广告策划，带着方案见客户几乎是我工作的全部。但搞笑的是，与客户的对接、商洽并执行并不是工作的难题，难题常常在于，我该如何利用自己10G的硬盘装下公司200G的文件资料，这是有过血泪史的难题。
去年忙得不可开交的年末，我们还是迎来一为大客户。由于客户需要在过年期间使合作方案落地，当时时间比较紧，三天后我们就要和客户商讨广告方案事宜。也就是说，我和助手需要在路上参考、讨论并完成一份有质量和重量的广告方案。
在出发前，我们要做的工作就是尽可能地将所有可能会用到的公司资料装进移动硬盘，供我们在路上做详细的参考。这些资料包括客户资料、经典的客户行业广告案例，公司曾经类似的客户方案，以及以往的客户行业广告文案，最后少不了的就是美工组配图，有可能我在路上我们会联系美工组提供图稿……这些由5年经验积累的材料以及现成收集的资料加起来大概200G，空间很明显能够让我的磁盘空间负载，怎么破？
企业文档等同于企业无形的财富，项目计划，各类报表，知识经验总结，特别是一些可以循环利用的项目方案，都是宝贵的企业文档知识库。如何更有效地管理企业文档知识库在每天都产生大量数据的今天变得异常重要。
企业文档知识库如果没有规范的规划和整理，就会如同一盘散沙，不仅仅降低工作效率，还会有企业无形资产泄露的风险。在没有一套企业文档管理方案的时候，你可能会对一下场景似曾相识：
团队的工作计划只有一份文档，在拟定好之后，团队成员可以根据实际情况修改自己在文档里的具体实施细节。那么问题来了，如何实现多人编辑？并且每次编辑保存之后如何保证团队成员都能及时看到？文档的操作日志又该如何查看，编辑保存后产生的多个计划版本是否能查看和恢复？
或者
接手一个项目，需要提供项目实施方案，你能够清晰地知道曾经有同事做过类似的方案，但是你却不知道方案放在哪里，也不知道是哪位同事做的，在多次追寻无果之后，只能悲剧地自己从头到尾拟一份。
甚至
由于员工离职，员工生产的文档财富如何保障交接清楚？员工离职会不会带走企业的重要文档资产并在其他公司进行转化？
当企业需要一套企业文件存储、管理及协作方案，可能会有众多选择，本文主要介绍使用网上邻居、百度云以及云盒子企业网盘这三种方案。
1.网上邻居
在不考虑财务支出的情况下，网上邻居配合其他应用来实现文档协作。通过组建局域网、设立共享文件夹的方式进行共享，如果需要保留文件版本，还可以利用开源的管理工具例如Git,Subversion来解决。而交流协作这这一块，可以利用现成的QQ企业版、微信企业版或者企业个人邮箱就能够解决企业员工的协作和沟通。但，这样多工具配合的协作方式并不能真正高效员工的办公效率，同时运行多个工具抢占电脑CPU，多任务也会让任务栏爆满与混乱。另外，离开局域网，就无法共享文件资源，这是网上邻居写作的最大劣势。
2.百度云
使用百度云管家虽然是个人网盘，但是每人免费2T的空间，可实现外链分享并添加好友进行交流协作，所以也是团队的选择之一。但个人网盘缺少企业协作的性质，不能将企业文档集中存储，不能对文档进行统一管理，更别说企业成员内复杂的文档权限控制。
3.企业网盘
企业日常办公少不了文档的分享与传送，那么，可能，你的办公方式是这样的：
编辑好文档后，登陆邮箱，选择联系人，点击上传附件，这个时候，如果上传文件比较大，你可能还会无聊地托着下巴，眼睛盯着上传进度，希望点击发送接着关闭邮箱。收件人收到新邮件提醒，打开邮箱，预览附件，或者下载保存到本地。
如果这份文档需要修改，当接收人员修改完成后，继续以刚才的方式发送文档。比较麻烦的情况是，需要更改文档名字，不然容易造成文档版本的混乱。
在网速好的情况下，以上文档的分享过程大概要花30秒。
问题在于，当习惯于这样的办公模式，可能你也无法察觉这并没有什么不好。
假如，让你尝试这样的体验：
在云盒子的某个文件夹里新建文档，这个时候，关注该文件夹的人员已经会接到新建的提醒：
公司文件管理软件能够为办公带来什么变革？我们处在一个变化莫测的时代，移动互联网改变了我们的生活，我们更够以最短的时间获取更多的知识，我们更够利用互联网产品资源更聪明地解决现实生活中的各种问题。
当你使用传统的文件管理方式，云盒子公司文件管理软件已经为众多企业打造一个纯粹的企业文档协作平台，为企业带来极致的云办公体验。
文档协作在云端
通过云盒子公司文件管理软件，可以打造属于企业的私有文档协作世界，文档的目录的架构，文档的权限设置、文档的协作与分享……云盒子创建了一个文档与人，人与文档的无缝融合，让每一份企业文档能够让所有人参与其中，发挥文档的最大价值。云盒子私有云，让企业拥有不一样的云办公文档协作体验。
沟通协作在云端
对于一个存储资料以及协作的企业来说，企业网盘是最佳的存储选择，云盒子，或许正是企业家门一直寻找的、最理想的企业网盘。
云盒子企业网盘在包装上并没有花俏华丽的设计，简约商务风的外表下却有着一颗强大的内心。云盒子并不仅仅是企业网盘那么简单，为了企业管理、办公效率得到最优化，云盒子特地集结了即时通讯和审批的功能。
用知乎问题体来套进应该就是，企业网盘配上即时通讯功能是一种什么体验？当企业网盘能够实现即时通讯，能够解决企业最大痛点应该就是同事间文件的共享、引用、以及基于团队的沟通协作。而这种体验，大概就是你可以宏观地看到企业文档目录，所有同事能够即时联系，你似乎瞬间就掌握了企业的财富动态和人脉。这一点尤其宝贵对于企业新人来说，云盒子企业网盘，能够让新人快速了解公司文件的组织架构，什么部门的人在做着什么事，那些同事属于哪个部门。只需要几个点击，便能完成几个星期甚至几个月才能完成的事。云盒子企业网盘，让共享企业文件资源和企业通讯变得轻松简单。
在上一篇新闻中，小编谈及如何找到企业文档管理系统提供商，但是一碰到选择的问题事情就会开始变得复杂。如何选择呢？一个产品一个产品地去体验试用？小编这里总结了一些方法，希望能够帮助你更快速地找到满意的企业文档管理系统。本文仅献给目的性不强，并且通过搜索引擎寻找企业文档管理系统的朋友。
首先，你要明确自己是需要管理企业结构化数据还是非架构化数据。通俗一点讲，就是需要对文件进行增加、删除、修改、分享、权限设置、查看日志、历史版本等操作，还是需要管理企业成员每天每个工作事项的管理，例如任务协作、项目、工作报告、移动考勤等。
如果选择的是前者，可以将索引关键词设为企业网盘，而如果是后者，可以将关键词定位OA软件、协作办公相关。当然，一些软件供应商为了扩大搜索来源范围，经常会把文档管理系统和OA和概念混淆。因此，为了找到满意的，请不要偷懒，将自己遇到的软件品牌记下，进入主页后发现牛头不对马嘴的就可将其划掉，留下的还要注意功能产品的功能列表。因为接下来就是根据刚需功能来筛选器企业文档管理系统。
这一项的难点在于，有些企业对于企业文档管理并没有刚性的功能需求，或者几乎留下的产品的都符合自己的功能需求，这个时候就不知道到底该淘汰哪些产品。那么可以从很多细节部分去考虑。
企业文档管理系统的需求日益变大，这也反映了企业文档管理系统能够真正有效率地满足企业用户的文件管理需求。另外，也有越来越多的企业加入寻找企业文档管理系统供应商的行列，希望能够为公司带来文档管理革命性的改变。那么，如何找到企业文档管理提供商？
最简单最快速最常用的方法就是通过搜索引擎找到企业文档管理系统提供商。可是当你打开百度，敲击搜索，你会就发现，百度让你看到的，其实就是商家想让你看到的。首页大概会展现27个结果链接，但是其中有18个就是推广链接，而其中的9位为搜索引擎关于关键词的自然排名。这个自然排名，说白了也就是企业SEO专员努力的成果。因此，使用搜索引擎找到企业文档管理系统供应商从表面上看， 你是主动搜索，但是藏在表面的背后，是一些企业花费财力物力主动推送到你面前，你只能被动接受这个结果。
企业文档管理系统顾名思义就是对企业内部文件进行统一管理，使企业文档从纸质存储向电子化存储转型，从而解决数据丢失、信息检索困难、文档版本多样、信息共享滞慢等企业文档管理问题。下面就云盒子来讲解企业文档管理系统常用的功能：
集中存储
企业文档管理系统的目录结构由管理员设计，清晰、合理的目录结构能够让企业员工对企业文档财富一目了然。企业员工在搜索文件时，可以通过合理的文件组织结构进行快速检索，也可以利用搜索工具进行快速搜索；员工在上传文档时，按照架构目录合理归位。使用企业文档管理让员工更快速地访问企业最新版本的文件。
权限设置
这个问题，我们用一个真实案例来回答。
一家教培机构为了提升内部资料管理的安全与效率，老师们决定购入一台NAS设备。然而，由于机构内缺乏专业的IT人员，面对NAS使用过程中接踵而至的技术难题，老师们逐渐用不下去了。最终，这台承载“资料存储共享”期望的NAS成了闲置。
但机构对于教学资料的存储与共享需求依旧迫切，尤其是考虑到教材版权的敏感性，机构领导明确指示不得将资料轻易上传至公共网盘进行分享，以免引发版权纠纷。于是老师不得不找其他的私有云存储方案。
类似机构这样的例子还有很多。
NAS并不是IT小白能轻松驾驭的服务器，每一个需求背后，可能都需要一顿“猛如虎”的操作，这些操作很麻烦吗？这里引用知乎@锤子码农的回答。
当企业在多个城市拥有分公司，或在海外有分支部门，目前大部分的情况是，各地的数据并不互通，且传输速度非常慢。
试想一下下面让人头大的场景：
云盒子企业云盘作为新一代的企业电子文档管理软件标杆产品，已经帮助上万家企业实现文件资料的高速同步与分享。不同于FTP等文件传输工具，云盒子核心解决文档的安全管理与线上协同。在这其中，文件在各地之间的高速传输，是通往该核心必不可少的桥梁，因此这也成为了云盒子重点优化的部分。
近期，云盒子企业网盘全新发布的客户端v6.7.1，这次更新主要新增“文件收集”功能。“文件收集”适合于基于文件模板的文件收集的场景。
我们试想下这样的场景。学校需要统计所有教师的科研成果，普通做法，是收集人员制作好excel模板文件，通过邮件或IM分发给所有教师，让教师填完后，再将文件传回汇总。
在这个过程中，可能发生的状况/问题有：
1、临近汇报日期，但还有很多老师迟迟没有提交，需要反复催促提醒；
2、学校老师较多，文件量很大，只靠人工，收集工作很麻烦，很辛苦还容易出错；
3、一些老师没有按照要求重命名文件，收集人员每次都需要帮他们重命名；
4、收集到的文件如何存储的问题，日后如果需要这些材料，怎样才能快速找到或分享给其他同事？
自2018年起航的浙江齐悦电气科技有限公司，深耕于微机保护壳体、DTU标准化设备、间隔与公共单元、标准机箱、模具及五金配件的研发制造领域，已成为电气行业的一颗璀璨明珠，其客户网络横跨石油化工、城市交通、航空枢纽、医疗健康、电网建设及物业管理等多个关键行业。
随着业务的蓬勃发展，齐悦电气面临着文档数据爆炸性增长的挑战，涵盖CAD设计图、调试记录、检查报告、施工文档及质量证明等海量文件，亟需一个强大而灵活的文档管理系统来确保数据的合规存储、高效访问与安全防护。
需求破局：从旧系统到新平台的飞跃
在日常工作中，企业微信微盘已成为公司存储和共享文件的好帮手。不过，你是否遇到过微盘空间不足，文件存不进去的尴尬情况？别担心，今天我们就来聊聊如何轻松应对这一问题。
首先，企业微信微盘为每个企业提供 100G 免费空间，随着工作文件的不断累积，免费空间很快就可能捉襟见肘。那么，支付一定费用进行扩容是个选择，扩容价格根据所选套餐不同而有所差异，以一年30人2400GB为例，含税价格为12429元。
如果你觉既想节省成本，又希望拥有更大的存储空间，同时还注重隐私安全，那么云盒子企业云盘绝对值得一试！作为一款私有化部署的企业网盘产品，云盒子在这两方面都表现得尤为出色。
云盒子企业云盘是私有部署的云盘产品，企业云盘的存储空间取决于您服服务器数据盘。例如您服务器的数据盘为8T，那么云盒子企业云盘的可使用空间就是8T。另外，由于文件数据存储在企业自己的服务器上，隐私安全更有保障。
OCR识别技术常常应用于识别PDF、票据、证件、表单、车牌等，而今天我们主要探讨云盒子企业云盘中关于OCR识别技术的应用场景之一：纸质文档电子化的OCR识别智能归档工作。
该应用场景是通过OCR技术识别和提取文档关键信息后，利用关键信息进行文档重命名与归档工作。
OCR识别技术应用于资料电子化自动归档的主要工作流程：
1、文档扫描：纸质文档通过扫描仪或高拍仪进行扫描，形成电子版PDF/图像。
2、图像预处理：将图像进行光影处理（灰度化、去噪、二值化）、倾斜校正以及扭曲处理，防止因光线、纸张倾斜影响识别结果。
3、字符切割：利用投影法将图片切割成单个字符或单词。
关于制造业的文档共享管理方案，云盒子（可能）已经出了不下100篇，有的针对勒索病毒的数据防护，有的详细介绍跨地域/网段的文件交换……而今天的方案，我们将解决制造业更为关注以及普遍的需求：研发文件加密分享。
据数据统计显示，软件加密系统的市场占有率高达81.83%。企业级市场占到总量的3/4。其中尤其以电信、金融、汽车、机械、电子、通信、设计院所等行业需求最为直接。
制造企业普遍将加密软件应用于研发网、技术网内，从源头解决内部图纸、研发文档的分享泄密问题。如果加密文件仅在研发网内部分享，就也没有任何不便。
问题在于：文件分享到外部，如何确保安全？这里的外部，指的办公网的同事，或合作企业、外协单位、客户等外部人员。
工作中，当我们需要整理汇总文件的信息时，是不是面对海量的文件信息一筹莫展？
现在，你可以通过云盒子企业网盘「导出统计表」快速一键导出文件信息。几个点击，几秒钟，就能生成一张包含目录文件信息的Excel表。
我引用一个简单的场景作为例子。例如我要导出这个目录下的文件名称，点击文件界面右上角的更多按钮“···”，选择“导出统计表”。
C/S 又称Client/Server或客户/服务器模式，用户通过客户端来使用服务。B/S 是Brower/Server的缩写，用户通过浏览器来使用服务。早期的文档管理系统大多以B/S为主，但在文档数据日益增长的今天，考虑到企业成员对文档管理以及访问的流畅性、稳定性、易用性， B/S及C/S架构双支持的文档管理系统才是最优选。
C/S架构优势是负荷轻、响应快。C/S架构的文档管理系统能充分发挥客户端PC的处理能力，工作由客户端处理后再提交给服务器，当需要对数据库中的数据进行操作时，客户端自动寻找服务器程序，并向其发出请求，服务器程序根据预定的规则作出应答，送回结果，这就是为什么C/S架构响应速度更快的原因。
举个每个人都很容易理解的例子，我们日常使用微信QQ日活/并发量非常大，而两者的官网，基本只有终端下载按钮，取消或小化网页版登陆入口。
